電子契約を導入するのなら、電子署名についても詳しく理解しておく必要があります。
ここでは、電子署名の役割や付与方法などのほか、電子サインとの違い、利用するメリット・デメリットなども解説します。
電子署名とは
電子契約に欠かせない電子署名ですが、そもそもどうして必要なのでしょうか。
それを理解するには、電子署名の役割について知らねばなりません。
また、電子署名と電子印鑑の違いについても理解しておきましょう。
電子署名の役割
電子署名は、電子文書の正当性や真正性を証明するために必要です。
紙の契約書を交わすとき、同意や契約の意思を示すため押印を行いますが、電子文書における電子署名もそれと同じです。
ただ、電子文書は紙の文書と違い改ざんがしやすいため、自社や取引先にとって不利益なことが生じないとも限りません。
こうした事態を防ぐため、電子署名が活用されています。
電子署名を施せば、電子文書を作成した者が誰なのかを証明できます。
また、文書が作成されて以降誰の手も加えられていないことを証明できるため、非改ざん性も証明できるのです。
電子署名と電子印鑑の違い
印影を画像データ化したものが電子印鑑です。
作成した印影データの背景を透過させ、電子文書へ押印します。
現在では、オンラインで簡単に電子印鑑データを作成できるサービスもあります。
電子印鑑は誰でも作成できるため、認印と同等の法的効力しかありません。
一方、電子署名は法的有効性が認められており、ビジネスシーンで活用されています。
そのため、重要なビジネス文書に電子印鑑が用いられることはまずありません。
＞電子署名と電子印鑑の違いとは？電子署名付きの電子印鑑を作成・押印する方法
電子署名と電子サインの違い
電子サインとは、同意を示す電子プロセスのことを指します。
たとえば、メールアドレスや電話番号を入力して行う認証や、タブレット端末に手書きで署名するのも電子サインの一種です。
手書き電子サインには、現時点で法的効力がありません。
ここが電子署名との大きな違いのひとつです。
ただ、すでに電子サインは大手金融機関や自治体などでも導入が始まっており、今後はどうなるかわかりません。
法整備が進めば、今後電子サインが法的効力を持つことは十分考えられます。
電子署名を利用するメリット・デメリット
電子署名を導入することで、どのようなメリット・デメリットがあるのかを理解しておきましょう。
メリットとしては、原本性の確保やペーパーレス化の実現、デメリットには取引先の理解や社内整備が必要、といったことが挙げられます。
メリット
電子署名の技術により、電子文書の原本性を担保できるメリットがあります。
文書の作成者や、手が加えられていないことを証明できるため、安全にビジネスで利用できます。
また、電子署名を導入すればあらゆる文書を電子化でき、ペーパーレス化を進められます。
用紙代はもちろん、コピー代やインク代、郵送費なども削減できるため、大幅なコストダウンも可能です。
従来のように、大量の書類を保管する手間、スペースも必要ありません。
スペースを有効活用でき、書類の選別、ファイリングなどにかけていた手間を別の業務に費やせます。
業務フローがスムーズになり、業務効率化も促せます。
デメリット
電子署名を用いた電子契約をビジネスで用いるには、取引先の理解を得る必要があります。
自社だけが導入すれば済む問題ではなく、取引先の合意があって初めて機能するシステムだからです。
電子契約に消極的な取引先だった場合、理解を得るのにそれなりの時間や手間を要してしまうおそれもあります。
また、契約の種別によっては電子契約ができません。
定期借地契約や投資信託契約の約款などは、未だに紙の契約書でなくてはならないのです。
システムの導入にあたり、社内整備も必要です。
業務フローが大幅に変化するため、現場の従業員には丁寧な説明が求められます。
説明が十分でないと、理解を得られず従業員のモチベーション低下につながるおそれもあります。
＞電子署名・電子契約を導入するときのデメリットとは？その対応策についても解説
電子署名・電子契約の法的な有効性
電子署名が施された電子契約は、法的効力を持ちます。
電子署名法には、電子署名に法的効力があることを示す文言も明記されています。
大切なポイントとしては、あくまで電子署名が施されている電子契約のみ、法的効力があることです。
きちんと要件を満たした署名を施していないと、法的な効力はありません。
電子サインや電子印鑑ではなく、電子証明書やタイムスタンプを用いた電子署名が行われているかどうかがポイントです。
＞電子署名によって結んだ契約書の法的効力・有効性について解説
電子署名に必要な電子証明書の取得方法
電子証明書は、国から指定を受けた第三者機関で発行してもらえます。
たとえば、個人や企業の所在地を管轄している登記所でも、電子証明書を発行してもらえます。
電子証明書の取得には、ファイル形式とICカード形式の2種類があります。
一般的にはファイル形式が多いのですが、一部の事業者はICカード形式でサービスを提供しています。
それぞれ申請から取得までの流れが異なるため、注意が必要です。
電子署名の付与・確認方法
Acrobat Readerを利用してPDFに署名を付与するには、PDFを読み込んで電子署名を選択します。
PDF上に署名する欄を作成し、パスワード入力、署名を行いましょう。
電子署名を確認するには、Acrobat ReaderでPDFファイルを開きます。
表示されている文言を確認してください。
詳細確認は、[電子署名パネル]からチェックできます。
電子署名付きメールの仕組み
電子メールには、内容の改ざんや盗聴、フィッシング詐欺などのリスクが考えられます。
このようなリスクを軽減するため、メールの暗号化と電子署名によるセキュリティ対策が必要です。
電子メールのセキュリティを向上させるシステムには、S/MIMEがあります。
このシステムにより暗号化を行い、さらに電子署名も付与してセキュリティを高めます。
電子署名とタイムスタンプの違い・関係性
電子署名は、文書作成者が誰であるかを証明できますが、それがいつ作成されたのかについては証明できません。
そのため、契約書の日付を改ざんされるリスクがあるのですが、それを防ぐために用いられているのがタイムスタンプです。
電子署名にタイムスタンプを組み合わせることにより、いつ誰が作成した文書なのかを証明できます。
電子署名ではカバーできない領域を、タイムスタンプがフォローするのです。
タイムスタンプがあれば、長期署名が可能となり電子文書の長期間保存も実現します。
なお、タイムスタンプも電子証明書と同様に、第三者機関で発行してもらわなくてはなりません。
＞電子署名とタイムスタンプの違いとは？それぞれの仕組みと役割
電子署名の有効期限
電子署名には有効期限があります。
署名だけなら1～3年ですが、タイムスタンプも併せて付与すると10年ものあいだ有効です。
ビジネス文書の中には、10年近く保存が義務付けられているものもあるため、1～3年の有効期限は十分とはいえません。
そのため、タイムスタンプを組み合わせるのです。
タイムスタンプを用い、さらに長期署名を行えば10年以上の保存が可能です。
ビジネス文書の中には、10年以上保存しなければならないものもあります。
20～30年の期間にわたり文書の有効性を保てるため、あらゆるビジネス文書を長期保存できます。
長期署名にはさまざまなフォーマットがあり、ESやES-T、ES-Aなどが代表的です。
標準規格には、XAdES、CAdES、PAdESなどがあります。
＞電子署名の有効期限は何年？期限切れへの対応・長期署名について解説
まとめ
電子署名を導入すれば、さまざまなメリットを得られます。
ただ、デメリットもあるため、きちんと理解しておきましょう。
電子印鑑や電子サインとの違い、法的な有効性についても正しく理解を深めておく必要があります。
導入にあたり、まずは必要な知識を身につけることから始めましょう。
