ビジネスで使用する電子文書に、電子署名や電子印鑑を使用する企業が増えています。
導入を検討している企業は少なくないでしょうが、そもそも電子署名と電子印鑑の違いをご存じでしょうか。
詳しい違いや、電子署名付きの電子印鑑を作成、押印する方法を解説します。
電子署名と電子印鑑の違い
文字から似たような印象を受けてしまいがちですが、電子署名と電子印鑑は似て非なるものです。
実際の電子契約においては、電子印鑑よりも電子署名が重視されています。
それぞれの違いをきちんと理解しておきましょう。
電子契約では電子印鑑より電子署名の方が重要
ビジネスシーンでよく用いられているのは、電子署名です。
詳しくは後述しますが、電子署名に比べて電子印鑑は証拠力が乏しいため、電子契約時にはほとんど用いられません。
厳密には異なりますが、電子印鑑が認印だとすれば、電子署名は実印のようなものです。
こうした理由から、主に電子印鑑が用いられるのは認印で問題のない書類や、社内で使用する文書がほとんどです。
取引先とのビジネスに関する書類や、顧客との電子契約などに電子印鑑が用いられることはほとんどありません。
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、印影を画像データにしたものを指します。
一般的な印鑑による押印は、現物の印鑑や朱肉を用い、紙の書類へ行います。
一方、電子印鑑は電子データとして制作した文書に、パソコンやタブレット端末上で押印を行います。
印影を画像データ化したもの
一般的な電子印鑑は、紙に押印した印影をスキャニングしてパソコンに取り込み、背景を透過させて電子文書に押印します。
作成した印影のデータを保存しておけば、いつでもパソコンの画面上やタブレット端末上で電子文書へ押印が可能です。
また、押印した印影データをスキャニングする以外にも、オンライン上で作成できるサービスもあります。
さまざまなフォントから選べるため、好みの電子印鑑データが作成できます。
印影データの作成を手掛けるショップを利用すれば、よりクオリティの高い電子印鑑データの入手が可能です。
認印と同等の法的効力
電子印鑑は、法的な証拠力が乏しいため、ビジネスシーンではほとんど用いられていません。理由は明らかで、こうした印影データは誰でも簡単に作成できるからです。
つまり、押印された印影データが間違いなくその企業のものであるかどうか、確実性に乏しいのです。
ただの画像データであるため誰でも簡単に偽造できてしまい、コピーも難しくありません。
悪意をもつ第三者がコピーし、ビジネス文書を偽造してしまうリスクも考えられるのです。
こうした理由から、電子印鑑の法的効力はあくまで認印程度といわれています。
どこにも登録していない認印程度の法的効力のため、重要なビジネス文書などにはまず用いられません。
電子署名とは？
電子印鑑と混同されがちな電子署名ですが、こちらは電子契約において印鑑の代用が可能です。
法的にも実際の押印と同等に扱われるため、ビジネスシーンで採用されています。
電子印鑑と何が違うのかを、しっかり理解しておきましょう。
電子契約で印鑑の代わりになるもの
対象の電子文書が正式なものであり、なおかつ改ざんが行われていないことを証明できる技術です。
電子署名を用いれば、契約書の本人証明や非改ざん証明が可能となるため、近年では電子契約で用いられるケースが増えました。
では、具体的にどのようにして本人証明や非改ざん証明を可能としているのでしょうか。
電子文書が正式なものであり、なおかつ改ざんなどが行われていないことを証明するため、電子証明書やタイムスタンプなどが用いられています。
電子証明書は、第三者機関である認証局が発行する本人証明書です。
間違いなく本人が署名したことを示す証明書で、偽装や改ざんが行われていないことを確認できます。
ただ、電子証明書は本人確認こそできますが、いつ文書が作成されたものなのかを証明できません。
そこで、文書がいつ作成されたかを記録として明確に残すため、タイムスタンプが用いられています。
タイムスタンプが付与された時刻に、間違いなく文書が存在したこと、それ以降改ざんが行われていないことを証明できる技術です。
法的にも紙への押印（実印）と同等に扱われる
電子署名は、第三者機関である認証局に証明書を発行してもらいます。
たしかな技術と仕組みで発行された証明書であり、実印と同等の法的効力があるとされています。
電子証明書とタイムスタンプにより、いつ誰が作成し、改ざんなどが行われていないことも証明できるため、書類への実印押印と同等に扱われているのです。
＞電子署名によって結んだ契約書の法的効力・有効性について解説
電子印鑑に電子署名を付与して押印する方法
印影を画像データ化しただけの電子印鑑では、法的な効力をほぼ持たないためビジネスシーンで活用できません。
しかし、電子印鑑に電子署名を付与して押印すれば、実印と同等の効力を持たせられます。
印影を用意する
印影の画像データを用意しましょう。
方法としては、紙に押印してスキャニングする、オンラインサービスや専門業者に依頼してデータ作成するなどの方法が挙げられます。
現在使用している印鑑と同じ印影データで使いたいのなら、前者の方法で作成しましょう。
印影をスキャニングするのなら、なるべくキレイな状態でパソコンに取り込んでください。
スキャニングしたものが、そのまま印影データとなるからです。
デジタルIDを取得する
電子文書に電子署名を行うのには、Acrobat Readerを使用します。
Acrobat Readerで電子署名付きの電子印鑑を押印するのなら、事前にデジタルIDを用意しなくてはなりません。
まずは対象となるPDFをAcrobat Readerで開き、メニューの[編集]→[環境設定]へと進みましょう。
[署名]を選び、[IDと信頼済みの証明書]→[詳細]と進んでください。
次に[IDを追加]をクリックし、[デジタルIDを追加]→[今すぐデジタルIDを新規作成]→[次へ]と進みます。
デジタルIDで使用する名前やメールアドレスなどを入力し、[次へ]をクリックしてください。
パスワードを設定し、[完了]をクリックすればデジタルIDの作成は終了です。
印影を使って署名する
メニューの[ツール]から[証明書]を開き、[電子署名]を選んでください。
画面上のカーソルを動かし、署名を行う範囲を設定します。
次にデジタルIDを選び[続行]をクリックすると、画面上にプレビューが表示されます。
[署名後に文書をロックする]にチェックを入れ、文書を保存しましょう。
これで、電子署名付きの電子文書が完成しました。
電子署名と電子印鑑の違いまとめ
電子署名と電子印鑑の違いは、法的効力の強さです。
認印程度の法的効力しか持たない電子印鑑に対し、電子署名は実印と同等の法的証拠力があります。
電子印鑑に電子署名を付与すれば、電子契約においても法的効力を持つ押印が可能です。
