コピー機や複合機のステープル機能を使えば、ホッチキスどめを自動化でき、業務効率化や生産性の向上に期待できます。
本記事では、ステープル機能の詳細や使い方について解説します。
コピー機でホッチキス止めができる「ステープル機能」とは？
コピー機のステープル機能とは、印刷物を自動的にホッチキスどめできる機能です。
普段、多くの印刷物をホッチキスどめしている人であれば、ステーブル機能を導入することで業務の大幅な効率化が可能です。
たとえば、会議やプレゼンの際に必要な資料を人数分ホッチキスどめしていると、それなりの時間がかかりますが、ステープル機能を利用すれば、この時間を丸々削減できます。
限られたリソースを有効に活用でき、職場の生産性も向上します。
ホッチキスどめ作業が頻繁に発生している企業や部署には、ぜひ利用してもらいたい機能です。
ステープル機能の種類
ステープル機能は、針を用いるものと、用いないものの2種類に大別することができます。それぞれの特徴は以下の通りです。
針あり
針を用いるタイプのステーブル機能では、通常のホッチキスと同じように金属製の針を使用し、紙をまとめます。
一般的に、ステープル機能といえばこちらを指すことが多く、多くのコピー機や複合機で採用されています。
鍼を用いないタイプのものと比べ、より多くの用紙をしっかりとまとめられる点がメリットです。機種や機能によっては、100枚程度の用紙をまとめられるものす。
資料の枚数が多くなることが多い場合は、針ありのステーブル機能がおすすめです。
針なし
針を用いないタイプのステーブル機能は、重なり合った用紙に圧力をかけることでまとめます。
針が必要ないため、運用コスト抑えられる他、廃棄の際にそのままシュレッダーにかけられる等のメリットがあります。
シュレッダーにかける際にホッチキスの針を外す作業は、意外と手間がかかります。
資料の部数が多いとかなりの時間を割かなければなりませんが、針なしのステーブル機能ならその心配はありません。
ただし、圧力をかけて紙をまとめているだけなので、どうしても耐久性が低く、数枚程度しかまとめられない点には注意が必要です。
資料1部当たりの枚数が少なく部数が多いといった場合では活躍します。
コピー機でホッチキス止めするにはフィニッシャーが必要
ステープル機能を使用するには、コピー機にフィニッシャーと呼ばれるオプションを追加する必要があります。フィニッシャ―の種類やそれぞれの特徴、価格相場について見ていきましょう。
フィニッシャーとは
フィニッシャーは、コピー機本体に接続して使うオプション機器の一種です。
このフィニッシャーがなければ、ステーブル機能を利用することはできません。
コピー機に標準搭載されているわけではないため注意が必要です。
フィニッシャーには2つの種類がある
フィニッシャーにはインナーフィニッシャーと、サドルフィニッシャーの2種類があります。双方の大きな違いは、設置する場所です。
インナーフィニッシャーは本体の内部に搭載しますが、サドルフィニッシャーは本体サイドに設置して使用します。
以下、インナーフィニッシャーとサドルフィニッシャー、それぞれの概要や特徴をまとめました。
インナーフィニッシャー
インナーフィニッシャーは、コピー機本体の排紙口に設置して使用するフィニッシャーです。。
コピー機内部に設置するため、本体サイズの変化がなく、スペースを節約できるメリットがあります。
また、導入コストを比較的安く抑えられる点も魅力です。ただし、ホッチキスどめできる枚数はそれほど多くなく、数十枚の用紙をまとめようとすると、トラブルを生じるおそれがあります。。
サドルフィニッシャー
サドルフィニッシャーは、コピー機本体の横に設置して使用するフィニッシャーです。
インナーフィニッシャーよりも多くの枚数をホッチキスどめできる点がメリット。
印刷スピードの速い機種にも対応し、耐久性にも優れています。
一方で、導入コストが高くなりがちな点がデメリットです。
また、サドルフィニッシャーは本体サイドに設置するため、どうしても本体サイズが大きくなってしまいます。
従来よりも大幅にサイズが変わってしまい、今まで通りのスペースに設置できなくなる、といったケースもあるため注意が必要です。
フィニッシャーの価格相場
フィニッシャーの価格相場は、低速機種のインナーフィニッシャーで8万～13万円程度。
サドルフィニッシャーは価格が高くなり、低速機種で20万～30万円、中速機種で40万～45万円、高速機種で50万～60万円程度です。
これらはあくまでフィニッシャー自体の価格に加え、取付費用も必要になります。
これらの価格はあくまで目安なので、実際にはもっと安くなる、もしくは高くなるケースもあります。
コピー機でホッチキス止めするための設定
ステープル機能を利用してホッチキスどめする際には、フィニッシャーを装着したコピー機に原稿を操作し、本体の設定からホッチキスどめの種類を選びます。
そして印刷を開始すれば、印刷された原稿はホッチキスどめされた状態で出てきます。
機種によって設定方法は異なりますが、ここではCanonのiR-ADV C3530Fを例に解説しましょう。
ステープル機能に対応しているモデルであれば、タッチパネルの画面上で簡単に設定が可能です。
まずは、原稿を自動送りにセットし、基本画面から[その他の機能]を選びます。
[仕上げ]→[ホチキス+ソート]、もしくは[ホチキス+グループ]を選び、[次へ]と進みましょう。
次に、ホッチキスの留め方を選択します。
留め方の選択が終わったら、[OK]→[閉じる]と進み、コピーボタンを押して印刷を開始します。
コピー機でホッチキス留めする方法のまとめ
大人数の会議を頻繁に行う会社ならば、会議のたびに資料を印刷し、ホッチキスどめする手間を省くことで、業務効率を大きく向上させることができます。
一方で、ステーブル機能を利用するために必要なフィニッシャーは、決して安価なものではありません。
コピー機でホッチキスどめするには、オプションでフィニッシャーを追加し、ステープル機能を使用する必要があります。
フィニッシャーには、インナーフィニッシャーとサドルフィニッシャーの2つがあり、それぞれ導入コストや対応できる枚数などが異なるため、注意が必要です。
自社の予算や働き方と見比べながら導入を検討してください。
