コピー機には耐用年数が設定されています。
会計処理の際には、コピー機の法定耐用年数の把握が必要です。
本記事では、コピー機の耐用年数や、減価償却の計算方法について解説します。
中古やリースの場合についても併せて説明していきます。
コピー機の法定耐用年数は5年
耐用年数とは対象となる資産を使用できる期間を指します。
用途に耐えうる年数、と考えてもよいでしょう。
コピー機のような減価償却資産は、法律によって耐用年数が定められています。
法律によって決められた耐用年数のことを「法定耐用年数」といいます。
コピー機の場合、法定耐用年数は5年間に設定されています。
国税庁が定める法定耐用年数
コピー機をはじめ、パソコンやプロジェクター、机など、購入価額が1単位当たり10万円以上の、耐久性のある資産は、「減価償却資産」に該当します。
あらゆる減価償却資産には、国税庁によって法定耐用年数が定められています。
主な減価償却資産の耐用年数は、国税庁の公式ウェブサイトで確認することが可能です。
法定耐用年数は必ずしもコピー機の寿命ではない
先述の通り、法定耐用年数は法律で定められた減価償却資産の使用可能な期間です。
コピー機の場合は5年と定められているため、5年の期間をかけて減価償却費を計上します。
耐用年数という言葉から、資産の寿命と混同されがちですが、実際には違います。
耐用年数は、あくまで減価償却費を計上するために定められたもの。
資産の性質などを加味し、「おそらくこれくらいで資産価値がなくなるだろう」と期間を設定しているにすぎません。
ですから、コピー機の耐用年数が5年であっても、5年経つと必ずしも寿命が訪れるわけではないのです。
また、似た言葉に耐久年数がありますが、こちらはメーカーが問題なく使用できる期間として定めているものです。
こちらも耐用年数と同様に、その期間の経過が寿命の訪れを示すものではなく、あくまで問題なく使用できる期間の目安です。
コピー機は法定耐用年数で減価償却が必要
会計処理における減価償却には「資産は年月の経過とともに価値が下がりやがてなくなる」といった考え方が根底にあります。
減価償却をしないと、高価な資産を購入した年度は赤字になってしまう可能性があり、数字のうえだけでも赤字になると、金融機関からの融資を受けにくくなるデメリットがあります。
減価償却の計算をしっかりと行い、このような事態を回避しましょう。
減価償却費の計算には、法定耐用年数と減価償却率を用います。
コピー機は法定耐用年数が5年ですから、5年の中で分割しながら経費として計上します。
償却率は、耐用年数によって定められている割合です。
定額法と定率法いずれかの方法で算出します。
コピー機の減価償却率の計算方法は2種類
減価償却率を計算する際には、定額法と定率法のいずれかを選択することができます。それぞれの特徴と、どのようなときにどちらを選べばよいのかを理解しておきましょう。
定額法
定額法は、取得した資産の費用を耐用年数で割り、均等に毎年償却していく方法です。
たとえば、耐用年数が5年の資産を500万円で購入したのなら、500÷5=100で、毎年100万円を5年かけて償却します。
コピー機も耐用年数が5年と定められているため、定額法では取得費用を耐用年数で割り算出します。
定額法の特徴は計算方法のシンプルさです。
取得費用を耐用年数で割るだけの計算式であるため、まったく難しくありません。
帳簿の扱いをシンプルにしたい、難しい計算をしたくない、初期の利益を多く見せたいといったケースにおすすめの方法といえるでしょう。
定率法
定率法は、毎年均等に減価償却費を計上する定額法とは違い、少しずつ減価償却費が少なくなる計算方法です。
前期末の帳簿価額×耐用年数に応じて定められている定率法の償却率で、減価償却費を計算します。
5年の耐用年数が定められているコピー機の場合、定率法の償却率は0.4となり、この数字を用いて算出します。
100万円のコピー機を購入したケースで考えてみましょう。
| 取得した年における減価償却費：100万円×0.4=40万円 翌年の減価償却費：(100万円－40万円)×0.4=24万円 |
このように算出できます。
初期の減価償却費を大きくできるため、高い節税効果を見込めることがメリットといえるでしょう。
早期に資産の取得費用を回収したいケースにおいておすすめです。
ただ、計算がかなり複雑であるため、個人で行うには負担が大きいのも事実です。
後期になると節税効果が少なくなるデメリットもあります。
定率法を採用するのなら、専用の会計ソフトを使用する、もしくは税金のプロへの相談をおすすめします。
コピー機が中古の場合の耐用年数
オフィスで使用するコピー機は、新品で購入すると高額であるため、中古を導入する会社も少なくありません。
法定耐用年数は、新品の資産を想定して定められていますが、中古品にも法定耐用年数はあります。
中古品の場合、簡便法と呼ばれる計算式を用いて耐用年数の割り出しを行います。
具体的には、製造年月日などの情報から、購入後に使用できる期間を推定するのです。
以下は国税庁ホームページの引用です。
| (1) 法定耐用年数の全部を経過した資産 その法定耐用年数の20％に相当する年数 (2) 法定耐用年数の一部を経過した資産 その法定耐用年数から経過した年数を差し引いた年数に経過年数の20％に相当する年数を加えた年数 |
コピー機の法定耐用年数は5年であるため、仮に5年以上が経過したコピー機を購入した場合、5年の20％に当たる1年が耐用年数となります。
ただし、取得価額が新品の50％を超える場合、法定耐用年数がそのまま適用されることになります。
コピー機の耐用年数とリース契約期間の関係
コピー機などの高額なオフィス用品の場合、購入には多額の費用がかかるため、リースを利用するケースも多くあるでしょう。
コピー機の場合、リース期間は5年に設定されることが多いですが、この5年という期間は、コピー機の法定耐用年数に照らし合わせたものです。
リース期間を5年以上にする場合と、5年以下にする場合には、それぞれにメリットとデメリットがあります。
5年以上のリース期間では、対象のコピー機を長期間利用できる上に、月額料金を抑えられる点、短いスパンで新しい機種を導入できる点がメリット。
ただし契約途中で買い替えの必要が生じた際には、分割支払いの残債を支払わなければならない点、毎月支払う料金が高くなってしまう点がデメリットです。
コピー機の法定耐用年数についてのまとめ
コピー機の法定耐用年数は5年ですが、これはあくまで減価償却のために設定されている数字。
用途や使用環境によっては、より長期間利用することも可能です。
中古品やリース品を活用することで、必要な機能をより安価に利用できるケースもあります。
自社での用途や予算に照らし合わせて判断してみてください。
