コピー機で印刷ができない時の原因と対策を紹介

オフィスでの仕事に欠かせないコピー機。
何らかのトラブルで印刷できない自体が発生してしまうと、業務に大きな支障をきたします。
本記事では、コピー機で印刷ができないときの確認項目や、主な原因、具体的な対策について解説します。

コピー機で印刷できない時の確認項目

業務で使用するコピー機が印刷できなくなると、つい慌ててしまいがちですが、多くのケースでは、以下に挙げるポイントのひとつひとつを確認していくことで解決することができます。落ち着いて対処していきましょう。

コピー機本体のエラー表示

コピー機のメイン画面に、エラー表示が出ていないか確認してください。
何らかの要因によりエラーが発生したとき、コピー機のメイン画面にその旨が表示されます。
エラー表示が出ている場合は、使用しているコピー機のマニュアルをチェックしてください。

マニュアルにはエラー内容ごとの対処法が記載されています。
また、各メーカーのホームページでも、エラー表示の内容や対処法を確認することができます。

パソコンとコピー機の接続は正常か

パソコンとコピー機が正常に接続されていない場合も、両者のあいだでデータのやり取りができず、印刷が出来なくなります。
この場合は、パソコンとコピー機をつなぐLANケーブルやUSBケーブルに問題が生じている可能性があります。
端子がしっかりと奥まで接続されているかを確認し、それでも駄目ならケーブルの交換を試してみましょう。

無線LANやBluetoothを利用して接続している場合は、パソコンがインターネットや、コピー機以外のBluetooth機器に繋がるかをチェックしてみてください。

IPアドレスの設定は正しいか

IPアドレスの設定に問題があると、コピー機がネットワークに接続できなくなることがあります。
たとえば、使用しているルーターを再起動し、IPアドレスが変更されてしまうと、ネットワークを識別できなくなり、エラーが生じてしまうのです。

このケースでは、コピー機側でIPアドレスの確認を行いましょう。
本体のIPアドレスを確認後、パソコンのポート設定でIPアドレスが一致しているかを確かめます。
もしIPアドレスが違っているのなら、正規のものに書き換えれば完了です。

パソコンが正常に動作しているか

コピー機側に問題がなくても、パソコン側に何かしら不具合が生じていると印刷できなくなる場合があります。
たとえば、複数のアプリケーションを同時に起動させているような状態では、動作が重くなり正常に作動しなくなることがあるのです。

また、メモリ容量不足もパソコンの動作を不安定にさせてしまいます。
このケースでも、印刷ができない状況に陥ることがあります。
複数のソフトやアプリケーションを立ち上げているのなら、一度すべて閉じ、それでも解決しない場合はパソコンを再起動してみましょう。

プリンタードライバーの指定は正しいか

コピー機とパソコンを接続するためには、パソコンにドライバーソフトがインストールされている必要があります。
ドライバーソフトがなければ、パソコンはコピー機を認識することができません。
ドライバーソフトがインストールされていても、パソコン側で正しく選択できていない可能性もあります。
印刷画面で使用しているコピー機のドライバーを選択できているか確認しましょう。

インストールしたはずのドライバーを選択できない、表示されないといったケースでは、ドライバーが正しくインストールされていない可能性があります。
このケースでは、ドライバーの再インストールが有効です。

また、最新の状態にアップデートされたドライバー再インストールすることで、症状が改善することもあります。
ドライバーが古い場合には、メーカーのホームページから最新版をダウンロードしてインストールしましょう。

コピー機の状況別の対処法

「無線プリンターがパソコンとつながらない」「コピー機が反応しない」「白紙のまま印刷されてしまう」など、コピー機に生じる不具合の種類はさまざまです。
本項では、コピー機の状況別に不具合の対処法をまとめました。

無線プリンターがパソコンとつながらない

無線プリンターをパソコンと接続するためには、プリンター、パソコン、ルーターの通信規格が一致していなければいけなせん。
つながらない場合は、無線の通信規格からチェックしましょう。

通信規格は、プリンター、パソコン、ルーターそれぞれの取扱説明書や、メーカーのホームページから確認することができます。
パソコンの場合は、Windows10であればシステムメニューを表示後、[Windows PowerShell]を選択します。[netsh wlan show interface]と入力することでも、通信規格を確認することができます。

コピー機が反応しない

まずは、コピー機本体の電源が入っていることを確認しましょう。
電源が入っていることが確認できたら、ケーブルの接続不良がないか、本体にエラーが発生していないかなどを確認します。

何かしらエラーが発生しているのなら、エラー表示から解決方法を確認しましょう。
取扱説明書やメーカーのホームページで確認してください。

また、モデルによっては電源を入れる順番により、不具合が生じることがあります。
この場合、一度パソコンとコピー機双方の電源を切り、コピー機から電源を入れ直してください。
コピー機がオフライン状態になっていないかもチェックしておきましょう。
オフラインでは印刷ができないため、パソコンのモニター上で確認してください。

白紙が印刷されてしまう

コピー機はきちんと作動しているのに、排出される用紙が白紙のままといったケースです。
本体に一時的な問題が生じていると、白紙のまま用紙が排出されてしまうことがあります。

このようなトラブルが起きたら、まずはコピー機を再起動してみましょう。
再起動しても改善されないのなら、用紙も疑ってみましょう。
コピー用紙には表と裏があり、向きを誤ってセットしてしまうと白紙が混じることがあります。

コピー機のインクカートリッジもチェックしてください。
たとえば、インクの残量がないと白紙になる、印刷の色が薄い、ムラが生じるといったトラブルが起こります。

カートリッジが正しくセットされているかも確認しましょう。
しばらく使っていなかったコピー機の場合、インクノズルが詰まりを生じている可能性があります。
このケースでは、ヘッドクリーニングを行うことで改善が可能です。

印刷待ちの状態になっている

印刷待ちのジョブが残っていると、最新の印刷を実行できません。
このケースでは、印刷ジョブの削除で解決できます。
Windowsなら、コピー機のアイコンをクリックして印刷ジョブを表示します。

すべての印刷待ちを削除する場合、メニューから[プリンター]→[すべてのドキュメントの取り消し]→[はい]で削除可能です。
Macなら、メニューから[システム環境設定]を選び、[プリンタとスキャナ]をクリックします。
使用しているコピー機を選んで[プリントキューを開く]、印刷待ちデータの[✕]をクリックすれば削除完了です。