コピー機の勘定科目は？仕訳の方法も解説！

コピー機は、購入、リース、レンタルなど、導入方法によって勘定科目が異なります。
本記事ではコピー機の勘定科目について、導入方法ごとに解説していきます。
新たにコピー機の導入を検討されている企業の経営者や担当者の方はぜひ参考にしてください。

コピー機を購入した場合の勘定科目と仕訳

コピー機を購入した場合の勘定科目

コピー機を購入した場合、リースやレンタルと比べて初期費用こそ高くなりますが、月額利用料などはないためランニングコストを抑えられます。

購入したコピー機の勘定科目は、購入時の金額によって異なります。

購入したコピー機が10万円未満なら「消耗品費」

購入したコピー機の勘定科目は、購入時の価格が10万円を超えているかどうかで異なります。
10万円未満のコピー機を購入したのであれば、勘定科目は「消耗品費」となります。

消耗品費には10万円未満のコピー機以外にも、ノートやファイル、領収書、名刺、パソコンのキーボード、マウス、タオル、ガソリン代など、様々なものが該当します。
これらはすべて、減価償却が必要なく、経費として一括計上が可能です。

購入したコピー機が10万円以上なら「工具器具備品」

購入したコピー機が10万円を超える場合、勘定科目は「工具器具備品」となります。
10万円未満のコピー機は一括計上ができましたが、こちらは減価償却を行わなければなりません。
年月の経過に伴う資産価値の減少に合わせ、耐用年数に応じた費用に分配して処理を行います。

コピー機の法定耐用年数は5年と定められているため、減価償却の際には、5年間かけて計上することになります。
10万円以上のコピー機以外で工具器具備品に該当する資産は、事務机やオフィス家具、絵画、カーテン、パソコン、工具などです。

コピー機をリースした場合の勘定科目

リースでコピー機を導入する場合は、購入に比べて初期費用を抑えられるメリットがあります。
ただし所有権はリース会社にあり、支払総額が割高になる点は、デメリットとして頭に入れておきましょう。
リースにはファイナンスリースとオペレーティングリースの2つがあります。

ファイナンスリース

ファイナンスリースは、リース会社が顧客に代わって物品を購入し、貸し付ける契約です。
契約上はコピー機を借りていることになりますが、実際には分割で支払いをしているようなイメージです。

ファイナンスリースでは、契約期間中にコピー機が故障してしまうと、修理をする責任が生じます。
またファイナンスリースには、期間満了後に資産を受け取れる「所有権移転ファイナンスリース」と、資産を返却する「所有権移転外ファイナンスリース」の2種類があります。

コピー機のリースで多いのは、返却を必要とする所有権移転外ファイナンスリースです。
勘定科目は、導入時が「リース資産」、支払い時には「リース債務」となります。
リース資産定額法に基づき減価償却もしなくてはなりません。

オペレーティングリース

オペレーティングリースは、契約満了後の資産返却を前提とした契約です。
故障の際に修理する義務がなく、メンテナンス費用も貸し手が負担するため、予定外のコストがかさむ心配がありません。
ファイナンスリースとは異なり、途中契約がしやすい点もオペレーティングリースの特徴です。

オペレーティングリースは、貸し手から一定期間資産を借りる契約であるため、賃貸借処理を行います。
コピー機の取得時や決算時における仕訳は不要で、支払い時にのみ「リース料」として計上します。

コピー機をレンタルした場合の勘定科目

コピー機をレンタルした場合の勘定科目は「賃借料」となります。
レンタルはリースと混同されやすいのですが、中～長期の契約が原則となるリースに対し、レンタルは短期での利用が可能。
最低1日から利用できるなど、必要なときに必要なだけ借りられる点が大きなメリットです。

ただし日割りで計算した場合、レンタルはリースよりも高額になることがほとんどです。
また、リースでは新品を利用できるのに対し、レンタルは基本的に中古品であることを理解しておきましょう。

コピー機に関するその他の勘定科目

コピー機に関連する費用としては、これまで挙げたものの他にも、カウンター料金、設置費用、修理費、保守料などあります。
これらはそれぞれ勘定科目が異なるため注意が必要です。

カウンター料金の勘定科目

カウンター料金とは、コピー機で印刷した枚数をカウントし、枚数に応じて課金される料金です。
カウンター契約を交わしてカウンター料金を支払えば、トナー代や用紙代、メンテナンス費用などを業者が負担してくれます。
カウンター契約はリース契約をするときに交わすのが一般的です。

長期的に見ればランニングコストを抑えられるメリットがありますが、1枚も印刷しない月であっても、最低基本料金を支払わなければなりません。
カウンター料金の勘定科目は「消耗品費」として計上します。

設置費用の勘定科目

コピー機を導入すると、オフィスへの運搬や設置作業が発生します。
この設置作業を業者に依頼する場合はコストがかかります。
コピー機の運搬や設置で発生する費用に関しても、「消耗品費」として一括計上が可能です。
オフィスの外からクレーンなどを使用して吊り上げ搬入するときの費用も、消耗品費として計上されます。

修理費の勘定科目

コピー機の修理費は、「修繕費」として計上するケースと、「消耗品費」として計上するケースの2通りがあります。
修理やメンテナンスの費用が、前述のカウンター料金に含まれる場合は、「消耗品費」として計上することがあります。
このあたりはやや複雑でわかりにくいため、税理士や会計士など、専門家への相談をおすすめします。