コピー機で印刷を試みた際に、オフラインの表示になり、印刷できない。
これはコピー機を使う上で比較的よく起こるトラブルです。
本記事では、コピー機がオフラインになる原因と対処法を解説していきます。
コピー機がオフライン状態で印刷できない時の原因とチェックポイント
コピー機がオフラインになり印刷できない時、考えられるいくつかの原因があります。
本体の電源が入っていない、印刷待ちデータが残されている、ネットワークに不備がある、などが代表的な原因です。
ひとつずつ確認していきましょう。
コピー機の電源が入っているか
コピー機がオフラインになり印刷ができない時には、まずはコピー機本体の電源が入っているかどうかをチェックしましょう。言うまでもなく、電源が入っていなければコピー機は動きません。
電源ボタンを押してみて、それで復帰しないのなら、一度コンセントから抜けていないかどうかも確認してください。
狭小で雑多なオフィスでは、ついうっかり電源コードを足に引っ掛けてしまい、そのまま抜けてしまう可能性もあるでしょう。
電源コードが、本体とコンセントに差し込まれていることを確認した上で、電源ボタンを押しましょう。
印刷待ちデータが残っていないか
印刷待ちのデータが残っている状態では、新たな印刷を始められません。
印刷待ちデータの有無をパソコンから確認し、残っているようであれば削除してください。
印刷待ちのデータが残ってしまうのは、前回の印刷途中でインク切れを起こしたり、何らかの理由で電源が切れた場合などです。
再度印刷を実行し、コピー機が正常に作動するかどうかをチェックしましょう。
ネットワークに不備はないか
ネットワークに何らかの不備があると、コピー機が正常に作動しなくなることがあります。
社内ネットワークや、無線LANの接続状態などを確認し、不具合がある場合は解消してください。
社内ネットワークのエラーを確認
社内ネットワークにエラーが発生していると、通常通りの印刷ができないことがあります。印刷ができないばかりでなく、パソコンがネットワークに接続できない、スキャンができないといったトラブルが発生している場合は、社内ネットワークに問題が起こっている可能性が高いです。
このような時には、ネットワーク機器の再起動が有効です。
ルーターやハブなどを再起動し、改善が見られるかを確認してください。
無線LANの場合は正しく接続されているかを確認
Wi-Fiに問題が生じている場合も印刷ができなくなります。
パソコンとコピー機が、Wi-Fiによって正しく接続されているかどうかを確認してください。
正しく接続されていない場合は、使用しているモデムを再起動してください。
使用しているモデムに問題がある場合、接続を試みようとするとエラー651が表示されます。
再起動の際はモデムの電源コードを抜き、数分待ってから起動させてください。
その後、通常通り使用できるかどうかを試してみましょう。
パソコンの設定は適切か
コピー機本体やネットワークに問題がなくても、パソコン側の設定が適切でなければ印刷できません。
設定の方法を解説していきます。
Windowsの設定
Windowsであれば、コントロールパネルから設定を開き、[デバイスとプリンター]を開きます。
するとデバイスやコピー機の情報が表示されるので、コピー機がオフラインになっていないかチェックしてください。
オフラインになっている場合は、コピー機アイコン→[印刷ジョブの表示]→[プリンター]の順にクリック。
メニュー一覧から[プリンターをオフラインで使用する]をの項目を確認してください。もし、この項目にチェックが入っているのなら、チェックを外しましょう。
これでオフライン設定を解除できたはずです。
Macの設定
Macの場合はアップルメニュー→[システム環境設定]→[プリンタとスキャナ]（もしくは[プリントとスキャン]）の順にクリック。
[デフォルトのプリンタ]が使用しているコピー機になっているかどうかを確認し、なっていないようであれば変更しましょう。次にドライバーのステータスもチェック。
[プリントキューを開く]→を選択し、[再開]（もしくは[プリンタを再開]）が表示されていないかどうか確認してください。
表示されているようであれば、その箇所をクリックして実行。
その後、印刷の可否をもう一度試してみてください。
ドライバーは最新か
パソコンからコピー機を操作するために必要なドライバーは、常に最新のものを使用する必要があります。
基本的にドライバーは自動で更新されますが、何らかの問題で更新されていない場合は、最新バージョンをインストールし直しましょう。
Windowsなら、コントロールパネルから[デバイスとプリンター]→を開き、プロパティから[新しいドライバー]を選択します。
[プリンタードライバーの追加ウィザード]が表示されたら、[次へ]をクリックしてください。
オフラインになっているコピー機を選択し、[次へ]をクリック、追加されたら[完了]を選びます。
各コピー機メーカーの対処法ページ
コピー機のメーカーや製品によっては、異なる対処法が必要なこともあります。
トラブルが発生した際には、まず自社で使用しているコピー機のメーカーやモデルを確認し、そのうえでメーカーの示す方法や手順で対処しましょう。
以下に、主要コピー機メーカーの、対処法ページを記載します。
・エプソン
・リコー
・ブラザー
・キヤノン
コピー機がオフラインで印刷できない時のまとめ
コピー機がオフラインになり印刷できないトラブルは、比較的起こりやすいものではありますが、対処法を知っていればそれほど怖いものではありません。
突然印刷ができなくなり、焦りが出ることもあるかもしえませんが、落ち着いて対応していきましょう。
