コピー機・複合機・プリンターの違いをご存知でしょうか？
なかでもコピー機と複合機は、同一のものを指す言葉だと思われがちですが、厳密にはそれぞれ別のものを指します。
コピー機とは、原稿をスキャンし、まったく同じ印刷物を作成できるもの。
複合機は、コピー機の機能に加え、プリンターやFAXなどの機能を併せ持っているもの。
プリンターは、パソコンなどの機器から転送されたデータを印刷するものです。
ただし実際には、コピー機と複合機の違いが問題になることはほとんどないでしょう。
特に近年は「複合機と遜色ない機能のコピー機」や「プリンター機能を備えたコピー機」などもごく一般的で、コピー機なのか複合機なのかの判断が難しいものも珍しくありません。
コピー機を「複合機」と呼んでも、またその逆であっても、たいていの場合は意味が通じます。
コピー機・複合機・プリンターの違いと特徴
コピー機や複合機、プリンターを導入する際には、どのような基準で選定すれば良いのでしょうか。
ここでは、コピー機と複合機、プリンターの特徴を改めてまとめています。
目的に合わせて、機器を導入してください。
コピー機
コピー機・複写機とは本来、コピー機能（複写機能）だけを持つ印刷機器のことです。
原稿を読み取って感光体にトナーを付着させ、用紙に転写するのがコピー機の役割です。
原稿を画像と認識して、そのまま複写するので、全く同じ書類を複数作成したい場合にはコピー機が使われます。
ただし、最近のコピー機で複写機能しかない機種はあまりありません。
複写機能以外にも様々な機能を持つものが主流となっており、単に多機能なコピー機を指して複合機と呼ぶこともあります。
複合機
複合機は、その名の通り複数の機能を備えた印刷機器です。
メーカーや機種によって違いはありますが、標準的な機能は複写とプリンター、スキャン機能、FAXの送受信です。
さらに近年は、紙の原稿を、データファイルに変換する機能が注目を集めています。
これはスキャンした原稿をPDFなどのファイルに変換し、パソコン上で取り扱えるようにするものです。
オフィスのペーパーレス化や、テレワーク環境を構築する上でも役立ちます。
昔のオフィスでは、コピー機と別に、FAX、スキャナ、プリンターを用意していたこともありました、これらの機能を集約した複合機が一台あれば、書類仕事のほとんどが事足りました。
オフィスの省スペース化、コスト削減面でもメリットがある機器です。
プリンター
プリンターは、パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送して、印刷する機器です。
あくまで出力だけを行う機能を指すため、複合機のように多機能が備わっているわけではありません。
メリットとしては、機能が限定されている分コンパクトで、価格もリーズナブルな点。データの出力だけができれば充分で、なおかつコストを抑えたい場合にはプリンターがおすすめです。
コピー機・複合機の導入時に考えるべきこと
コピー機の導入は大きな買い物ですから、自社の用途と予算に合ったものを選びたいものです。
ここではコピー機や複合機を導入するときに、抑えておきたいポイントをまとめました。
必要な機能が備わっているか
まずは自社にとって必要な機能が何なのかを把握してください。
FAX機能は必要？ スキャンデータをパソコンに送る機会はある？
過剰に高機能な機種は必要ありません。
使いもしない機能に予算を割くのでは、コストパフォーマンスを落としてしまいます。
自社にとって必要な機能を備えている機種から選ぶようにしましょう。
印刷の速さは十分か
自社のコピー機・複合機で、毎日あたりどれくらいの量を印刷するでしょうか？
原則として、印刷の速さは価格に比例します。
多くの量を印刷するのであれば、よりグレードの高い機種が必要となるでしょう。
新品にするか中古にするか
コピー機・複合機は、新品か中古品かで価格が大きく異なります。
新品は高額ですが、故障することが少なく、新型の機種を選びやすい点がメリットです。
また、リース契約などを利用すれば初期費用を抑えて導入することができます。
一方で、中古品は安価で導入することが可能ですが、古い機種しか選択肢がないケースも少なくありません。
古い機種では、故障時に部品が手に入らず、修理ができないといったケースも起こりえます。
コピー機と複合機の違いまとめ
混同されやすいコピー機・複合機ですが、本来は別々のものを指している言葉です。
しかし多機能なコピー機が増えてきたことで、両者の違いは曖昧になり、現在では同じものを指す言葉として使われていることがほとんどです。
オフィスへの導入を検討する場合には、自社の用途と予算に合わせ、最適なものを選ぶようにしましょう。
