オフィスに勤め始めたばかりの新社会人にとって、資料のコピーは任されることの多い業務ですが、コピー機の使い方が分からないという方も少なくありません。
本記事では、職場でのコピー機の基本的な使い方や、使用時の注意点について解説していきます。
コピー機でコピーを取る方法
業務用のコピー機でコピーを取る方法は、「本体に用紙をセットする」「コピーの種類やサイズ、濃度、部数などを選択」「スタートボタンを押す」の3ステップです。
メーカーや機種によって細かな違いはあれど、基本的な使い方は同じです。
一連の流れをひとつずつ見ていきましょう。
用紙をセットする
まずは、コピー機本体に原稿をセットしましょう。
コピーしたい原稿が1枚なら、原稿台ガラスにセットします。複数枚の原稿をコピーしたいときは、自動読み取り装置にセットしましょう。
コピーの種類を選択
原稿をセットしたら、コピーにおける様々な設定を行っていきます。
多くの機種では、コピー機本体のパネルから操作を行えます。
モノクロや単色、カラーなど、コピーの種類を選びます。
テキストだけの原稿はコピーするのならモノクロや単色、イラストや画像などを忠実に反映する場合はカラーを選ぶのが一般的です。
サイズを選択
完成時の用紙サイズや倍率を設定しましょう。
濃度を選択
原稿の画像濃度よりも薄くしたい場合や、濃くしたい場合は、濃度の設定を行います。
元の原稿よりも薄くしたいときは数値をマイナスに、濃くしたいのならプラスに設定しましょう。
部数を指定
印刷する部数を設定します。
「スタート」ボタンを押す
すべての設定が終わったら、スタートボタンを押しましょう。
設定したとおりにコピーが始まります。この際、最初の数枚をチェックし、レイアウト崩れや濃度に問題がないかを確認しておきましょう。
【機能別】コピー機の基本的な使い方
コピー機には通常のコピー以外に、両面コピーや両面印刷、スキャンなど、さまざまな機能があります。
コピー・両面コピー
通常のコピー方法については、先述した通りです。
用紙の両面にコピーできる両面コピーは、コピーの種類を決める段階で両面コピーを選んでから、スタートボタンを押しましょう。
多くの業務用コピー機や複合機には、両面コピー機能が備わっています。
操作パネルで両面コピーを選択し、綴じ方向を選びましょう。
片面原稿を両面コピーしたいのなら、[片面→両面]を選びます。
選択したら[OK]もしくは[スタート]を押せば印刷が開始します。
プリント・両面印刷
プリントとは、紙の原稿からではなく、パソコンのデータから印刷することを指します。
方法の面でコピーと異なるのは、パソコン上から操作を行う点です。
プリントする際には、まずパソコンとコピー機を接続します。
次に印刷したいファイルや画面を開きましょう。
アプリケーションによって異なりますが、多くの場合は「ファイル」タブから「印刷」をクリック、もしくは「ctrl+p」のショートカットで、印刷画面が開きます。
そこからは画面上の指示に従い、「白黒orカラー」「片面or両面」などコピーの種類を選択。
すべての項目を設定し終えたらコピーを開始します。
なお、パソコンで操作しているのにプリントできない場合は、ステータスをチェックしてみましょう。
きちんと接続できているか、過去のデータが残ったままになっていないか、といった部分を確認してください。
スキャン
スキャンとは、紙の原稿から情報を読み取り、電子データ化することを指します。
専用のスキャナーを用いるケースもありますが、近年では多くのオフィス用コピー機、複合機にスキャン機能が搭載されています。
まずは、スキャンしたい原稿をコピー機本体にセットしましょう。
次に操作パネルで「スキャン」を選択し、スタートボタンを押すと、セットした原稿の情報をコピー機が読み取ります。
スキャンしたデータは、コピー機から指定したパソコンに送信することができます。
＞スキャンとは何か？コピーとの違いとその活用方法について解説
FAX
FAXとは、電話回線やインターネット回線を利用し、データを送信するサービスです。
取引先や部署間でのやり取りなどに、FAXを利用する場面は未だに多いため、使い方を知っておいて損はありません。
まずは、FAXしたい原稿をコピー機にセットします。
次に本体の操作パネルで、送信したい先のFAX番号を入力。
入力した番号に間違いがないかを確かめたら、「スタート」ボタンを押し、FAXを送信します。
セットするときに、原稿の裏表を間違えると、受信側で白紙のままプリントアウトされてしまうので注意してください。
職場でのコピー機の使い方のコツ
職場に置いてあるコピー機は、1枚ごとにカウンター料金が設定されている、様々な人が使用するなどの関係で、トラブルなく使うためにいくつかコツがあります。
職場でコピー機を使う際のコツを紹介します。
前の設定がリセットされているか確認する
コピー機を使用する前には、設定がリセットされているかどうかを確認しましょう。
オフィスのコピー機は、多くの社員が利用するため、使用者がその都度設定をリセットするのがマナーですが、中にはそのままにしてしまう人もいます。
リセットせずに使用してしまうと、前の設定が反映されてしまい、コピーがうまくいかない場合があります。
コピー機を使用する前に、設定がリセットされているか確認する癖を付けるといいでしょう。
また、コピーが上手くいかなかった時に、まずは前任者の設定が残っていないか確認してみるのもおすすめです。
普段は白黒印刷を利用する
特別な指示がない限り、平時の使用においては白黒印刷を選択しましょう。
コピー機では、白黒やフルカラーなどを選択できますが、どれを選ぶかによって料金が変わります。
基本的にフルカラーの方が高く設定されており、必要ないのにフルカラーで印刷してしまうと、コストが高くつきます。
原稿にイラストや写真などが含まれているのなら、カラーのほうがキレイにコピー可能ですが、自己判断は控え、上司に確認を取りましょう。
コピーを依頼された場合は仕様を確認する
コピーを依頼されたときは、認識違いによるミスを防ぐため、仕様を確認しましょう。
確認すべき事柄は以下のとおりです。
- 印刷する部数
- 印刷の向き
- 白黒かカラーか
- 片面なのか両面なのか
- いつまでに必要なのか
これらを確認しておけば、必要以上に多く印刷してしまう・足りない、取引先に提出する資料なのに白黒で見にくい、期限に遅れてしまうなどのケアレスミスを防ぐことができます。
本の黒い影を枠消し機能できれいにコピーする
本を開いた状態でコピーしたとき、綴じている部分周辺が暗くなってしまうことがあります。
このようなときには、枠消し機能を用いると、影を消去して綺麗な仕上がりにできます。
メーカーや機種によって枠消し機能の使い方は異なりますが、機能が搭載されている機種なら、操作画面に「センター・枠消去」「枠消し」などの項目が用意されています。
操作画面でこれらの機能を選び、影を消去したい部分や幅を選択してください。
あとは、「OK」「スタート」を押せば完了です。
用紙の補充やトナー交換を積極的に行う
多くの社員が使用する業務用のコピー機は、用紙やトナーの減りが早いので、積極的に補充を行いましょう。
特に、大量コピーをしたあとは、用紙やトナーを相当消耗しています。
会社によっては、用紙やトナーの補充を行う担当部署や担当者が決められていることもあります。
そういった場合は、担当部署や担当者に連絡を入れてください。
コピー機の使い方まとめ
コピー機の使い方は、いちど覚えてしまえば難しいものではありません。なお、職場のコピー機は多くの社員が使うので、使ったあとは設定を戻す、用紙やトナーの不足に気づいたら補充するなどのマナーを徹底していきましょう。
