企業が行う情報漏えい対策のうち、盲点になりやすいのが、コピー機の中に残るデータです。
個人情報や機密情報を含む資料をスキャン・プリントしているコピー機の中には、パソコンや記憶媒体と同じく、流出しては困るデータが多く残っています。
会社で使うコピー機には印刷データが残る
家庭用のプリンターやスキャナと、オフィス向けのコピー機の大きな違いはデータの扱いです。
家庭用のプリンターは、ハードディスクを内蔵していないためデータが残りません。
一方、オフィス用のコピー機にはハードディスクが搭載されているため、ハードディスクの容量分だけデータが残ります。
コピー機の中にデータを残しておけば、印刷ミスや不具合があった際の対応に便利ですが、請求書や契約書、顧客情報といった社外秘のデータも記録されるため、適切な取り扱いが必要です。
コピー機からの情報流出リスク
オフィスのコピー機には、印刷した内容がそのまま残っています。
これには機密情報も含まれることが多く、流出すれば会社の信用に関わります。
外部の人物による持ち出しを対策することはもちろん、内部の人物による不正利用や、うっかりミスによる流出も想定して対策を行ってください。
また、近年のコピー機はネットワーク接続が可能なものが主流ですが、ネットワーク経由での不正アクセスにも注意を払いましょう。
データ消去して情報漏えいを防止
コピー機ハードディスクに残る情報は、各メーカーによる独自のファイル形式で保存されるため、仮に取り出したとしても読むのは困難です。
加えて大手メーカーが提供するセキュリティキットには、情報漏えいリスクを下げるためのツールとして、ハードディスク上のデータを作業が終了するたびに、上書き消去するサービスが含まれています。
また、コピー機を初期化すれば、メーカーによるセキュリティキットを使わなくても、コピー機に残るデータを自分で消去できます。
ただし、初期化すると設定や連絡先のデータも消えてしまうため、理解した上で実施するようにしてください。
コンビニのコピー機にデータは残る？
外出先や出張先でコピーを取らなければ行けない時、便利なのがコンビニのコピー機。
コンビニのコピー機にもデータは残りますが、すぐに削除されるため、そこから情報が漏洩するリスクは低いと考えて良いでしょう。
コンビニのコピー機のデータは自動的に削除される
コンビニのコピー機でプリントやコピーをした場合、そのデータは初期画面に移った時に自動的に削除されます。
もしも悪意がある第三者がデータを抜き取ろうとしても、データの抜きとりに専用機器が必要なうえコンビニの防犯カメラもあるため難しいでしょう。
また、コンビニのコピー機で利用者の許可なくデータの抜き取る行為は、法律により禁止されています。
原稿・記録媒体の置き忘れに注意
コンビニではきわめて安全な環境で書類の印刷やコピーが可能です。
心配するのであれば、資料やUSBメモリの置き忘れでしょう。
コンビニのコピー機を利用したら、どんなに急いでいる場合であっても、メディアの挿しっぱなしや忘れ物がないか確認してください。
コピー機に残るデータについてのまとめ
コピー機には、機密情報や個人情報など、絶対に流出させるべきではない情報が多く残っています。
パソコンやUSBメモリと同様、コピー機についても、社内における管理ルールを周知徹底しておくようにしましょう。
適切に管理すれば、データが漏えいすることはありません。
