コピー機に履歴は残る？確認方法や情報漏えい対策も解説

オフィスで利用するコピー機では、社外持ち出し禁止の情報や、個人情報、機密情報を含む資料を取り扱うこともあります。

しかしコピー機の中には、印刷した内容などがデータとして残るため、情報漏えいを防ぐための対策が必要です。

オフィス用コピー機に残るコピー履歴の詳細

コピー機

家庭用のコピー機であれば、印刷した内容が記録として残ることはありません。
しかし、オフィスで使われている業務用のコピー機には、印刷した内容やログ等の情報が全てジョブ履歴として残っています。

ジョブ履歴として残る内容や、記録されるタイミングは、機種やメーカーによって異なるので、オフィスにあるコピー機を確認してみてください。

一般的には、コピーの内容ユーザー名とファイル名に加えて、作業開始・終了時刻やジョブタイプが残ります。
またコピー機に指示した内容、原稿ページ数、印刷部数に加え、エラーになった場合にはエラー内容も残ります。

印刷内容やエラー内容が分かるジョブ履歴は、印刷ミスや不具合があった時の対応に便利ですが、オフィスで使うコピー機での場合には、重要な情報が流出していないか注意してください。

コピー機のジョブ履歴を確認する方法

コピー機のジョブ履歴は簡単に確認することができます。
ここでは、一般的な2つの方法を紹介します。

なお、細かい操作内容は、メーカーや機種によって違います。
確認する方法がわからない場合は、取扱説明書やメーカーホームページから確認してください。

コピー機本体からの確認方法

ジョブ履歴はコピー機本体を操作して確認することができます。
一般的な手順は以下のとおりです。

ホーム画面の「ジョブ一覧」から「コピー/プリントジョブ」または、「ジョブ履歴」を選択。
コピー履歴を確認する場合は、「コピー」、印刷の履歴であれば「プリント」を選択。
該当のジョブが見つかったら「詳細」を選択して内容を確認。
内容を確認したら「閉じる」で画面を閉じる。

Webブラウザからの確認方法

下記の方法で、Webブラウザからもジョブ履歴を確認することができます。

アドレスバーに「http://（複合機のIPアドレス）/」を入力してアクセス
プリンター管理者の「ユーザー名」と「パスワード」を入力してログイン
プリンタ画面が表示されるので、「ジョブ」の項目を探してクリックする。

コピー機のカウンター枚数（累計印刷枚数）の確認方法

コピー機が過去に印刷してきた枚数の累計をカウンター枚数と呼びます。
カウンター枚数は多くのコピー機で、コピーボタンを長押しすれば確認することができます。

カウンター枚数は、中古のコピー機を購入する際に重要な指標です。
コピー機の消耗度合いとカウンター枚数は比例するため、カウンター枚数が少ないものを選ぶと良いでしょう。

コピー機に記録された履歴を削除する方法

個人情報管理や機密漏えいの防止は、企業における責任のひとつです。
社用携帯やパソコン、サーバーと同じく、多くの情報を扱っているコピー機も適切に管理しておかないと情報漏えいの原因となります。

コピー機や複合機には、現行の情報以外に顧客や取引先のFAX番号が残されていることもあります。
コピー機や複合機から顧客情報やリストが漏えいしてしまうリスクもあるため、廃棄や売却の場合には適切に情報を削除しておきましょう。

ここでは、コピー機に記録された履歴を削除する方法を紹介します。

①コピー機を初期化する

すぐにデータを削除するのであれば、コピー機を初期化してください。
コピー機を初期化するには、本体についている初期化スイッチを押す方法と、タッチパネルから操作する方法があります。
初期化すれば購入時点の情報に戻るため、一切データは残りません。
ただし、必要なデータも消してしまうことがあるので注意してください。

②メーカーのサービスを使う

コピー機のメーカーが、サービスとしてデータ消去を請け負っている場合があります。
コピー機の売却や廃棄の際にはメーカーに問い合わせてみても良いでしょう。