パソコンで作成した書類のデータを印刷するためには、パソコンとコピー機の接続が必要です。
コピー機とパソコンを接続する際には4通りの方法があります。
本記事では、4種類それぞれの接続方法とメリットを解説していきます。
また、上手く接続できない場合の対処法についても解説するので参考にしてください。
パソコンにプリンタードライバーをインストール
パソコンとコピー機の接続には、プリンタードライバーのインストールが必須です。
プリンタードライバーは、メーカー公式サイトや、コピー機に付属されているCD-ROMからインストールできます。
プリンタードライバーとは
プリンタードライバーは、プリンターを制御するためのソフトです。
簡単に言えば、パソコンから「印刷したい」という指示をプリンターに出すためのソフトです。
コピー機をパソコンに接続して使用する際には、まずこのプリンタードライバーをインストールしなくてはなりません。
プリンタードライバーのインストール方法
プリンタードライバーのインストールは、コピー機本体に付属するCD-ROMや、メーカー公式サイトからダウンロードできるインストーラを使用して行います。
ドライバーは不定期でアップデートされ、常に最新版を使用しないと不具合が起こる恐れがあります。
メーカー公式サイトからダウンロードしたインストーラを使用する方法であれば、その時点での最新版を入手できるので、基本的にはこちらの方法がおすすめです。
ダウンロードしたインストーラーを起動したら、画面に表示される指示にしたがってインストールを完了させましょう。
なお、社内でプリンターを使用する場合は、社内の共有サーバーに、プリンタードライバーのインストーラーを保存しておくと、新たなパソコンにインストールする際に便利です。
コピー機とパソコンを無線で接続する
コピー機とパソコンを無線で接続する方法には、無線LANを使用するものと、Bluetoothを使用するものの2通りがあります。
それぞれの接続方法と特徴を見ていきましょう。
無線LANで接続する
無線LANで接続するメリットは、コピー機から離れた場所からでも操作可能な点です。
ケーブルが絡まったり、コピー機の傍で作業しなければいけないなどの煩わしさがありません。
コピー機とパソコンを無線LANで接続する際には、無線LANが飛んでいる環境下で、コピー機とパソコンを操作し、両方を同じ無線LANに接続します。
接続の際には、無線LANのIDとパスワードを入力する必要があります。
Bluetoothで接続する
コピー機とパソコンの両方がBluetoothに対応している機種であれば、Bluetoothでも無線での接続を行うことができます。
Bluetoothとは無線通信規格の一種であり、近年ではイヤホンやマウスなど、多くの周辺機器が対応しています。
Bluetooth接続のメリットは、無線LANを経由する方法とは異なり、インターネット環境がなくても利用が可能な点です。
ただしコピー機とパソコンが約10m以内でないと接続できないため、規模の大きいオフィスでの利用には向きません。
コピー機とパソコンを有線で接続する
近年では無線LANによる接続が主流になりつつありますが、依然として有線接続を利用しているオフィスも少なくありません。
有線接続には、USBケーブルを用いる方法と、LANケーブルを使う方法の2通りがあります。
USBケーブルで接続する
USBケーブルでコピー機とパソコンを接続すれば、コピー機から出力できるようになります。
ドライバーソフトのインストールとケーブルの接続さえ済んでいればすぐに利用でき、なおかつ通信の安定性が高いという点がメリットです。
設定の手間がかからないことも大きなメリットの一つ。
一方、USBケーブルが届く場所でしか利用できない点がデメリットです。
小規模なオフィスや在宅ワークなどでの利用に適した方法です。
LANケーブルを使って接続する
LANケーブルを使用してコピー機とパソコンを接続する方法もあります。
USBケーブルと同様、LANケーブルでパソコンとコピー機を接続します。
この方法であれば、複数台のコピー機と同時に接続することが可能。
無線LANによる接続が普及した現在でも、オフィスでよく用いられている方法です。
ただし配線が邪魔になりやすく、コピー機やケーブルの配置が問題になりやすいです。
また、LANケーブルを配線する際には、原則として専門業者への依頼が必要になり、費用がかかります。
コピー機とパソコンがうまく接続できない時のチェックポイント
コピー機とパソコンがうまく接続できない時は、以下のポイントをチェックしてみましょう。
- パソコンとコピー機がインターネット接続されているか
- USBポートに問題がないか
- プリンタードライバーは最新版か
- パソコン内に印刷ドキュメントが残っていないか
- パソコン設定が「通常使うプリンター」になっているか
- プリンター本体にエラーがないか
コピー機とパソコンの接続が上手くいかない際には、接続状態の確認を行ってください。
無線LAN接続の場合には、コピー機、パソコン双方がインターネットに接続できているかをチェックしましょう。
インターネットに接続できていないと、無線LANでの接続はできません。
USB接続の場合は、USBケーブルをパソコンから取り外してから、同じパソコンの別のUSBポートに差し込み、反応があるかどうかを確かめましょう。
プリンタードライバーが最新版かどうかもチェックします。
プリンタードライバーのバージョンが古いと、コピー機が正常に動かないことがあります。
最新版でない場合は、メーカーの公式サイトからインストールしてください。
パソコン内に印刷ドキュメントが残っている場合も、正常にコピーを行えなくなります。
このケースであれば、印刷ドキュメントを削除することで改善されるはずです。
パソコン側の設定で、利用したいプリンターが「通常使うプリンター」に設定されていない可能性もあります。
「通常使うプリンター」になっていない場合は、設定を行ってください。
プリンター本体の状態もチェックしましょう。
電源ランプやエラー表示、インクの残量、用紙の補充や紙詰まりの有無などを確かめてください。
コピー機とパソコンの接続についてのまとめ
コピー機とパソコンを接続する方法は複数ありますが、オフィスの規模や用途によって、最適な方法は異なります。
検討の上、自社の使い道にあった接続方法を選びましょう。
