近年、大企業がペーパーレス化を推進していますが、その実現には紙の書類のデータ化が欠かせません。
本記事では、紙の書類をコピー機でスキャンする方法や、スキャンしたデータをPDFなどのデータに変換してパソコンに取り込む方法を解説します。
コピー機で書類をスキャンをする方法
コピー機や複合機は、その多くがスキャン機能を備えています。
スキャン機能を使えば、紙の書類をデータ化してパソコンに取り込むことが可能です。
スキャンしたデータをPDF化する方法や、さまざまなデバイスにデータを保存する方法を解説します。
コピー機でスキャンしてPDF化する方法
コピー機のスキャン機能を利用し、紙の原稿をスキャンする際には、まずコピー機のガラス面にスキャンしたい原稿をセットします。
このとき、ガラス面に汚れがないかを確認し、汚れているようなら清掃を行いましょう。
ガラス面が汚れていると、綺麗にスキャンできないことがあります。
次にコピー機の画面上でスキャンを選択して、スキャン結果を送る宛先を選びます。
ファイル形式（PDF・JPGなど）の選択も忘れずに。
最後にスタートボタンを押せばスキャンが始まります。
上記が一般的な手順ですが、メーカーや機種によって操作方法が異なる場合があるため、分からない点があればマニュアルを参照してください。
スキャンデータをPDFに変換する方法は以下の記事で詳しく解説しています。
＞複合機・コピー機のスキャンデータをPDFに変換して保存する方法
コピー機でスキャンしたデータの保存方法
スキャンしたデータの保存方法は、データを送る端末や記憶媒体によって異なります。
ここではそれぞれの送り先ごとに、保存方法を解説していきます。
コピー機から直接パソコンに取り込む方法
コピー機でスキャンしたデータをパソコンに保存する際には、まずパソコン上に共有フォルダを用意します。
パソコン上の任意の場所にフォルダを作成し、そのフォルダを右クリック。
その後は「共有」→「詳細な共有」と順にクリックし、ドロップダウンリストから自社のセキュリティに応じたグループ名、もしくはユーザー名を選択します。
さらに「セキュリティ」をクリックし、先程選択したグループ名、ユーザー名を選択。
「変更」の「許可」にチェックを入れ、「適用」→「OK」のとクリックすれば共有フォルダの準備は完了です。
次にコピー機を操作し、スキャンデータの保存先を共有フォルダに設定します。
この際、「コンピューター名」「共有フォルダ名」「パソコンで使用しているユーザー名・パスワード」が必要になります。
あとはスキャンを行う際、保存先に共有フォルダを指定すれば、スキャンしたデータを共有フォルダ内に保存することができます。
スマートフォンに保存する方法
スキャンしたデータをスマートフォンに送る際には、各メーカーが用意している専用のアプリを使用します。
まずはスマートフォンにアプリをダウンロードしてください。
アプリ起動後にコピー機を操作し、保存先をスマートフォンに設定してから、スキャンを実行すればOKです。
アプリに接続番号が表示される場合は、表示された接続番号をコピー機に入力してください。
USBに保存する方法
コピー機にはUSBやSDカードを差し込めるようになっています。
スキャンしたデータをUSBメモリーなどの外部メモリーに保存する場合は、コピー機本体に外部メモリーを差し込み、それを保存先に選んでからスキャンを行います。
直接メールで送信する方法
スキャンしたデータを直接メールで送ることもできます。
コピー機で原稿をスキャンする際に、「メールに添付」を選択。
スキャンが完了すると、パソコン側でメールソフトが起動するため、件名や本文を入力して送信します。
コピー機でスキャンできない場合の対策
コピー機や複合機でスキャンができない際の対策について解説します。
なおスキャンができない場合の原因は多岐にわたります。
原因がわからない場合は保守担当へ相談するのがおすすめです。
スキャンができない時のチェックポイント
コピー機でスキャンが上手くいかない時、主に以下が原因として考えられます。
- ドライバーが古いバージョン
- パブリックネットワークに接続されている
- SMBサーバーが無効になっている
- ファイルとプリンタの共有が無効になっている
改善方法としてまず試してみたいのがコピー機本体の再起動です。
一度電源をオフにし、少し時間をおいてから起動しなおしてください。
再起動でも改善しないときは、パソコンにインストールされているドライバーが最新のバージョンになっているかを確認してください。
もしも最新でないなら、最新版をダウンロードしましょう。
パソコンがパブリックネットワークに接続されている際もスキャンができません。
パブリックネットワークに接続されている場合は、プライベートネットワークへの接続に切り替えてください。
また、パソコンとコピー機を接続する時に使用するSMBサーバーも確認してみましょう。
無効になっている場合は有効に切り替えます。
Windowsの場合は、アップデートの際にファイルとプリンターの共有が無効になってしまうケースがあります。
設定を確認し、無効になっているのなら有効に切り替えてください。
＞複合機でスキャンができない！Windows10の設定のチェックポイント
解決しない場合は保守担当へ
これまでにご紹介した方法を試しても解決しない場合は、深刻な故障の可能性もあるため、自分たちで解決しようとせず、保守担当に相談をしましょう。
エラーコードが表示されている場合は、その内容も併せて伝えてください。
コピー機でスキャンをする方法についてのまとめ
コピー機や複合機のスキャン機能は、ペーパーレス化や業務効率の改善にも役立ち、大変便利です。
使い慣れれば操作も難しくはないため、ぜひこの機会に利用してみてください。
