ここではスキャナーに関する質問で多い、スキャンしたデータファイルをメールに添付・送信する方法をお伝えしていきます。
スキャナー本体から送る方法とPCのメールツールにデータを送信して添付する方法と2つがあります。
スキャンデータをスキャナーから直接メールで送信する
スキャナーというのはスキャンして保存された文書データを作成するだけではなく、メール送信時にスキャンして送ることもできます。
まずはこちらの詳しいやり方をご紹介していきます。
メールをする相手の宛先を追加
まずはメールを送る相手の宛先をスキャナーに入力しなければ始まりません。
アドレスの入力方法はどのスキャナーも基本的な操作としてメールのメニューからできるようになっています。
スキャナーからメールの項目を選んだら宛先表を選択します。
この中から既に登録しているアドレスを選択できるのですが、まだ登録されていないという場合には新規入力からアドレスを登録していきます。
この時、単に登録をしてしまうとスキャナーによっては登録順でアドレスが並んでしまいます。
登録した宛先を探しやすいように索引文字を設定することもできて便利になるので、積極的に使ってみましょう。
また、直接入力したいという方はキーボードを選択することで、登録はせずにアドレスだけを打ち込めます。
さらにこの直接入力で現在指定している保存先からの登録も選べるようになっています。
メールに添付する文書をスキャン
続いてはメールに添付する文書のスキャン方法です。
こちらは非常に簡単で、スキャンしたい文書をセットするだけになります。
この時、スキャンの設定を変更したい場合には必要に応じてスキャン設定を変えられます。
変更する項目にはどのスキャナーもカラーや両面選択、画質、出力ファイル形式などがあります。
目的に合わせて変更していきましょう。
また、紙を原稿台ガラスにセットではなく機械にのみ込ませてスキャンする場合には、セットの際の折り目やシワのある原稿、カール紙、裏カーボン紙、切り貼り原稿などに注意しましょう。
これらのダメージのある文書をセットしてしまうと紙詰まりの原因になるストップしてしまう可能性が高くなります。
件名と本文を入力して送信
送りたい文書をスキャナーにセットできたら続いての手順に移ります。
宛先を選択する際はCcやBccなどを選んで複数人に送ったり、メールの送信対象の人のアドレスを、送り先の人に知らせたりすることなく、メールが送信可能です。
そしてメールを送る際にはキーボードを使って件名や本文に文書を入力していきます。
文字入力ができたら最後にスキャナーのスタートボタンを押して完了です。
このような流れで、スキャナーにてスキャンしながらメールを送信できる方法になります。
送信されたか確認
先ほどで送信に関する手順の紹介は終了しますが、スキャンデータのメール送信時には念のため確認することも大事です。
送信されているかどうかを確かめるためにはジョブ確認ボタンを押します。
その後開かれた画面にて［実行完了］タブまたは［実行中/待ち］タブを選択します。
そうすると送信したメール文書の状態を確認できる、もしくは［更新］のボタンを押して正常に送れているかどうか確認していきます。
この時、まだ送信が完了していない文書は未完了の状態になっています。
きちんと送れていれば送信完了や正常終了と表示されるので、メールの送信が成功したことになります。
いつまでも送信が成功しない場合には、もう一度メール送信を試してみることをおすすめします。
スキャンデータをメールに添付して送信する
続いては、スキャンデータを添付ファイルとして、PCのメールソフトを起動させる方法、そしてメールを送信する方法をご紹介していきます。
PCを使用するので少々手順が増えてしまいますが、覚えてしまえば簡単です。それでは見ていきましょう。
スキャナー側の設定
スキャナー側の設定は手順が多いので番号を振って箇条書きでご紹介します。
こちらでは、キャノン製のスキャナーのやり方を見ていきます。
① まずは原稿台ガラスに原稿をセット
折り目が付いたり、原稿が曲がったりしないように気を付けましょう。
②ホーム画面から［スキャン］を選択
画面を直接タップしたりフリックしたりできるので選んでください。
③［メールに添付］を選ぶ
［スキャン］を選択したら保存／転送先を選択する画面が出てくるので［メールに添付］を選びます。
④転送先を選ぶ
LAN接続である場合は転送先のパソコン選択、USB接続の場合は［ローカル（USB接続）］から転送先を選びます。
⑤設定
この設定は必要に応じて行ってください。原稿の種類を選べたり、ファイルの形式、サイズ変更だったりが設定可能です。
⑥カラー選択
最後となるのがカラー選択で、スキャンを始めるスタートボタンはモノクロとカラーから選べるようになっています。
これにてスキャナー側の設定は完了です。
PCで宛先・件名・本文を入力して送信
続いてはPC側で必要な手順を見ていきます。
PC側ではスキャナーのスキャン完了後メールソフトが起動するようになっています。
そしてスキャン画像が添付ファイルとして新規メールに添付されるので、宛先や件名、そして本文に文書を添えて送信ボタンを押しましょう。
この際添付する原稿が複数ある場合には、スキャン画像のファイル名は自動的に連番となります。
例えばファイル形式がJPEGの場合には「CCE00000.jpg」「CCE00001.jpg」のように保存されます（※使用するスキャナーによって違いがあります）。
またこの時にファイル名は変更できないのを覚えておきましょう。
添付が完了したらメールを送信します。スキャナー時と同様に送信を行ったらメールの状態確認から、正しく送信できたかどうかを確かめてみることをおすすめします。
スキャンデータをPDFに変換してメール送信する
スキャナーで読み取ったデータというのはPDFにして送信することも可能です。
変換方法はPCの形式選択から行い、先ほどと同じように宛先・件名・本文などを入力して送信します。
これにてPCからのスキャン文書を添付したメールの送り方は終了です。
スキャナー側とPC側でどちらも設定が必要になってきますが、PC側からの送信となると様々な作業を同時進行しながらできて便利ではあります。
スキャンデータをメールで送信する方法まとめ
ご紹介してきたようにスキャンデータはスキャナー本体からメールで送信できたり、スキャン後にPCのメールソフトを起動して送信できたりと、様々な方法で送ることが可能です。
今回は、スキャンしたデータのメール送信に関してはキャノン製でのやり方をご紹介しましたが、その他のメーカーでもデータをメール送信することは可能なので確認してみましょう。
どちらも最初は慣れていないと難しく感じますが数を重ねていくと簡単に覚えられえるので、ぜひ試してみましょう。
