国税関係書類や商取引で発生した文書の、電子保存に関する規定を定めたe-文書法。
さまざまな規定がありますが、違反すると罰せられてしまうのではないか、と不安を覚える方も少なくないでしょう。
ここでは、e-文書法の詳細や罰則などについて解説します。
e-文書法違反で処罰されることはない
e-文書法の性質上、適用を受ける企業や個人事業主などが罰則を受けることはありません。
ただし、罰則規定は設けられていませんが、今後国税関係書類や取引文書などの電子保存を導入するのなら、e-文書法について詳しく理解しておく必要があります。
文書電子化に関する法律「e-文書法」とは？
国税関係書類やビジネスで発生する文書の電子化に際し、押さえておくべきはe-文書法と電子帳簿保存法です。
混同している方も少なくありませんが、この2つは別物の法律であるため注意が必要です。
電子帳簿保存法は、1998年に制定されました。
国税関係書類の電子化を容認する法律で、税務や会計処理にITの技術を活かしたいと考える企業や個人事業主の後押しを受け、誕生しました。
ただ、電子帳簿保存法は、もとから電子データとして作成したもののみが電子保存の対象となり、もともと紙で保存していたものは対象外だったのです。
そこで、紙の文書をスキャンして電子化、保存できるよう規制緩和としてe-文書法が誕生しました。
つまり、もともとあった電子帳簿保存法を、より活用しやすくするために誕生した法律がe-文書法です。
一般的には、e-文書法と電子帳簿保存法の2つをまとめて、e-文書法と呼ばれています。
e-文書法の条文
e-文書法への理解を深めるため、条文を見てみましょう。
”第一条 この法律は、法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法（以下「電磁的方法」という。）により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。”
これは、e-文書法第一条(目的)の条文です。
注目すべきは「書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図り」の部分です。
e-文書法は、2005年に施行されました。
はるか以前に制定された電子帳簿保存法でも、国税関係書類の電子保存は容認されていましたが、あくまでもとから電子データとして作成されたものに限られていたのです。
つまり、もともと紙で作成していた文書に関しては、従来通り処理や管理をせねばならず、企業や個人事業主にとってあまりメリットは感じられませんでした。
そこで、企業や個人事業主たちの文書保存に関する負担をより軽減するため、規制緩和としてe-文書法が施行されたのです。
電子帳簿保存法の条文
e-文書法だけでなく、電子帳簿保存法についても理解を深めておきましょう。
以下、電子帳簿保存法の第一条を引用します。
”第一条 この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法（昭和四十年法律第三十三号）、法人税法（昭和四十年法律第三十四号）その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。”
電子帳簿保存法は、1998年に施行されました。
事業を行う法人や個人事業主は、取引の記録や帳簿の備え付け、保存などの義務が生じます。
取引の記録や処理、保存などにはさまざまなコストがかかり、多大な労力が発生することも珍しくありません。
過去にさかのぼって帳簿の内容をチェックするにも、相当な時間がかかってしまいます。
事業活動を行う法人や個人事業主の、こうした負担を軽減するために誕生したのが電子帳簿保存法です。
国税関係書類を電子的な媒体として保存することを認め、従来の規制を緩和したのです。
ただ、先ほどe-文書法の項目で触れたように、電子帳簿保存法はそこまで広く浸透しませんでした。
もとから電子データとして作成したものしか保存できず、実用性が高くなかったのです。
そこで、e-文書法を制定し規制をさらに緩和しました。
e-文書法の制定に伴い、電子帳簿保存法も幾度かにわたり改訂が繰り返されました。
その結果、あらゆる文書に対してスキャニングによるデータ保存が可能となり、中小企業や個人事業主における電子データ保存が現実的となったのです。
＞e-文書法とは？基本要件・電子帳簿保存法との違い・対象文書について解説
e-文書法には罰則規定はない
「法律に違反すると罰則を受ける」と多くの方は認識しているはずです。
実際、罰則が設けられている法律はたくさんあります。
しかし、もともと規制緩和を目的として制定されたe-文書法には、違反や罰則に関する規定がありません。
たとえば、郵便法にはさまざまな禁止事項が設けられ、違反すると罰則が科せられます。
法人や個人事業主に係ることとしては、信書の発送が挙げられます。
郵便法では、請求書や領収書など信書の発送に関し、厳しい規定を設けています。
普通郵便で信書を送る分には問題ありませんが、ゆうパックやゆうメール、ゆうパケットなどのサービスは利用できません。
実際、過去には企業が信書をクロネコメール便で送付してしまい、行政処分を受けそうになった事例もあります。
また、運送会社のメール便サービスを利用して信書を送付した県職員が、郵便法違反容疑で書類送検された事例もあります。
郵便法のように、違反すると罰則を科せられる法律はほかにも数多く存在しますが、e-文書法や電子帳簿保存法には設けられていません。
そのため、文書の電子化を導入したのちに、これらの法律違反として何らかの罰則を受けるおそれはないのです。
要件を満たさない書類は認められない
上記の通りe-文書法には罰則はありませんが、e-文書法で定められた要件を満たしていない電子データは正式な文書として認められません。
たとえば、電子化した領収書がe-文書法の要件を満たしていないと、その領収書にある金額は費用として計上できなくなる可能性があります。
国税関連書類を電子化する場合は、きちんとe-文書法の要件を満たす必要があります。
要件の詳細については下記で解説します。
e-文書法の対象文書・対象外文書
電子化が可能な文書を以下にまとめました。
- 相手から受け取った領収書・見積書・注文書・送り状・請求書・契約書など
- 自社で作成したこれらの書類の写し
- 会計帳簿
- 営業報告書
- 振替伝票
- 財産目録
- 事業報告書
- 付属明細書
- 組合員名簿
- 議決権行使書
- 社債権者州会議事録・謄本
- 資産負債状況書類
- 取締役会議事録
- 総会議事録
電子化ができない文書もあるため、注意が必要です。
緊急時にすぐ見読が必要な書類や、現物性の高いもの、条約による制限が設けられている文書などは、電子化が認められていません。
以下、いくつか代表的なものをピックアップしました。
【電子化できない文書】
- 船舶に備える安全手引書
- 免許証や許可証
- 不動産取引における重要事項説明書面等
- 金融商品のクーリングオフ書面
- 特定継続役務提供等における契約前後の契約等書面
- 定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面
- マンション管理業務委託契約書面
また、以下のものは電子化にあたり相手方の承諾が必要です。
【電子化に相手の承認が必要な文書】
- 金融商品取引契約等における説明文書
- 下請会社に対する受発注書面
- 派遣労働者への就業条件明示書面
- 投資信託契約約款 など
e-文書法対応に求められる要件
e-文書法や電子帳簿保存法に対応した電子文書とするには、いくつかの要件を満たさねばなりません。
以下、満たすべき要件をまとめました。
・見読性
必要に応じてすぐデータを閲覧できる環境を整え、なおかつ書面として出力できるシステムを備えなくてはなりません。
・完全性
電子データの減失や改ざんなどが発生しないよう、措置を講じる必要があります。
また、内容の改変や消去などがあった場合、その事実を記録できる措置も講じておかねばなりません。
・機密性
アクセス権限を持たない第三者からのアクセスを阻止できるシステムが導入されている必要があります。
・検索性
保存されている電子データを、必要に応じてスピーディに検索できるシステムを備えなくてはなりません。
e-文書法に対応してペーパーレス化を推し進めましょう
e-文書法に対応し、ペーパーレス化が進めばコスト削減や業務効率の向上が見込めます。
法人や個人事業主として得られるメリットは多いため、少しずつ推し進めましょう。
なお、罰則はないものの、e-文書法に対応したデータと認められるには要件を満たす必要があります。
要件の詳細についてもきちんと把握しておくことが大切です。
