今回はスキャナーを使う際に必要な、各種の設定について解説します。
できるだけわかりやすくなるように、全ての設定方法を細かく手順分けしました。
設定方法で困っているポイントがあればぜひチェックしてみてください。
この記事では以下のことがわかります。
- 共有フォルダの作成方法
- 宛先の登録方法
- スキャンデータの保存方法
- スキャンデータをメールで送信する方法
- スキャンデータを外部メディアに保存する方法
スキャンしてパソコンに保存するやり方(Windows10)
まずはスキャンしてパソコンに保存する方法についてみていきます。
ここでの手順は、Windows10のモデルをベースにして説明しています。
基本情報の確認
スキャナーの操作を行う前にいくつか基本情報をあらかじめ確認する必要があります。
主にフルコンピューター名、ユーザー名、パスワードの確認をしなければなりません。
それぞれどのような手順で行うかについて、以下にまとめました。
フルコンピューター名の確認
まずはフルコンピューター名の確認をしておきましょう。
【フルコンピューター名の確認の手順】
- スタート→コンピューターをクリック、メニューの中から「プロパティ」を選択
- 「システムの詳細設定」をクリック
- 「コンピューター名」タブを選択し、「フルコンピューター名」に表示される名前を確認し「OK」をクリック
ユーザー名・パスワードの確認
次にユーザー名とパスワードを確認しましょう。
Windowsにログオンするためにいずれも必要な情報です。
中にはユーザー名やパスワードがわからない、忘れたというケースもあるでしょう。
もしユーザー名が判明しなければ、システム管理者に確認することです。
また一部「ドメイン/ユーザー名」という形で入力する環境も見受けられますので、こちらを試してみましょう。
共有フォルダ(スキャンの保存先)の作成
フルコンピューター名とユーザー名、パスワードの確認といった下準備ができれば、次の工程に進みましょう。
次のステップは共有フォルダの作成です。
まずアクセス権を設定して、次にフォルダの作成という流れです。
それぞれどのように進めるのか、以下にまとめました。
アクセス権の設定
パソコンに共有フォルダを作成するためには、まずアクセス権を設定しなければなりません。
【アクセス権設定の手順】
- 「スタート」をクリックし、「コントロールパネル」を選択
- 「ネットワークとインターネット」をクリック
- 「ネットワークと共有センター」を選択
- 「共有の詳細設定の変更」をクリック。
- 「ファイルとプリンターの共有」にある「ファイルとプリンターの共有を有効にする」にチェックを入れる
- 「変更の保存」をクリック
フォルダの作成
アクセス権の設定が完了したら、次に共有フォルダの作成に移行します。
【共有フォルダ作成の手順】
- 任意の場所にフォルダを作成し、フォルダ名を設定する。
- 作成したフォルダを右クリック、メニューの中で「プロパティ」を選択
- 「共有」タブを開く
- 「詳細な共有」をクリックし「このフォルダを共有する」にチェックを入れる
- 「アクセス許可」をクリック。
- 「Everyoneのアクセス許可」のところにある「変更」の「許可」にチェックを入れる
- 「適用」→「OK」の順番でクリックする
- 「共有」タブを開き「共有」の部分をクリック
- ドロップダウンリストの中に「Everyone」を選択し「追加」をクリック
- 「共有」→「終了」の順番でクリックする。
- 「セキュリティ」タブを開き「グループ名またはユーザー名」の中で「Everyone」を選択し「編集」をクリック
- 「Everyoneのアクセス許可」の「変更」の「許可」にチェックを入れる
- 「適用」→「OK」の順番でクリックする
フォルダ名をつけるのは自由ですが、半角英数字で入力するのがおすすめです。
コピー機（複合機）のアドレス帳に宛先を登録
複合機のアドレス帳に宛先を登録します。
宛先の登録方法はメーカーや機種によって異なりますが、ここではCanonの「image RUNNER ADVANCE」の方法を例としてご紹介します。
宛先登録のためのPC情報をメモ
- Windowsボタンをクリック
- Windowsログインユーザー名をメモ
- Windowsボタンの上で右クリック
- 「システム」を選択
- 「コンピューター名」をメモ
スキャナーへ宛先を登録する
- 操作パネルの「設定/登録」を押す
- 「宛先設定」を選択
- 「宛先の登録」を選択
- 「新規宛先の登録」を選択
- 「ファイル」を選択
- 「ホスト検索」を押す ※「プロトコル」が「Windows（SMB）」になっているか確認
- 確認したPCの情報を入力
- OKを押す
- 「検索開始」を押す
- 対象のPC情報を選択
- 共有フォルダを作成したコンピュータ名を選択
- メモしたWindows情報とパスワードを入力
- 共有フォルダを選択しOKを押す
- 「名称」を入力（任意）
- 宛先表を選択してOKを押す
スキャンした取り込みデータを保存する方法
次にスキャンしたデータを保存する方法についてみていきます。
複合機の方を操作して進めていく形です。
【データ保存の手順】
- スキャンする文書をセット
- スキャナーパソコンの保存画面から「宛先表」を押し、宛先を選択
- 必要な項目を設定する。
- 「スタート」を押す
次にスキャンした文書がパソコンに送られたか確認しましょう。
【確認の手順】
- ホーム画面の「ジョブ確認」を選択
- 「実行中/待ち – スキャン/通信」もしくは「実行完了 – スキャン/通信」を選択
- ジョブの状態を確認。異常終了している場合には、エラーコードを確認する
- 問題なければホームボタンを押す
スキャンしたデータをメールで送信する設定
スキャンしたデータは、スキャナー本体から直接メールで送信できます。
この場合、大きく以下4つの工程が必要です。
- 宛先登録
- 送信する文書のスキャン
- 送信先と件名の設定
- 送信されたか確認
下記の記事で、スキャナーから直接メールを送る場合の設定方法を詳しく解説しています。
また、スキャンデータをPCからメールに添付して送信する場合の設定についても解説しているので、一度チェックしてみてください。
スキャンしたデータをメディアに保存する
スキャンデータの保存方法として、事前準備が必要なく最も手軽なのが、USBメモリやSDカードなど外部メディアへの保存です。
宛先等の設定がされていないスキャナーを使う場合などで、特に重宝します。
外部メディアへの保存方法は以下の通り。
※例：RICOH IMCシリーズ
- 原稿をセット
- 操作パネル「メディアプリント＆スキャン」を押す
- 「スキャン」を押す
- 外部メディアをメディアスロットに差し込む
- 操作パネルで外部メディアの種類を選択
- 外部メディア内の保存先を設定
- 読み取り設定
- スタートを押す
スキャンの設定方法まとめ
今回はスキャンをするにあたって必要な、スキャナーの設定について解説しました。
スキャナーの設定は、手順も多く複雑に感じると思います。
ただ、一度設定してしまえば、後は都度の読み取り設定だけでよくなるので、最初にきっちり設定してしまいましょう。
