近年では、多くの企業がテレワークを導入しています。
ただ、テレワークを導入し業務効率化を図るには、ペーパーレス化が欠かせません。
テレワークの導入とペーパーレス化は、並列で考えるべきなのです。
本記事では、テレワークの導入にペーパーレス化が必須の理由や、成功させるためのポイントについて解説しましょう。
テレワーク導入におけるペーパーレス化のメリット
チームで情報共有がしやすくなる、働く場所に縛られなくなる、セキュリティレベルを高められるなど、さまざまなメリットがあります。
まずは、テレワークの導入にあたりペーパーレス化が重要といわれる理由を、正しく理解することから始めましょう。
情報の共有がしやすくなる
電子化された文書なら、メールやチャットですぐに共有できるメリットがあります。
電子データは、メールやチャットに添付できるため、スピーディな情報の共有が可能なのです。
余計なタイムラグが発生しないため、意思決定のスピード化を図れます。
テレワーク下において紙の書類を使用するとなれば、わざわざ出社して入手しなければなりません。
提出する際も出社、もしくは郵送となるため、余計な時間をかけてしまいます。
電子化された文書なら、このような問題は発生しません。
また、電子化された文書なら、必要に応じてすぐ取り出せるメリットもあります。
膨大な数のファイルから書類を取り出す必要がなく、パソコン上でスピーディに取り出せるため、業務効率化を実現できるのです。
働く場所に縛られなくなる
電子化された文書なら、場所を選ばずに閲覧できます。
オフィスに足を運ばずとも、自宅のパソコンやタブレット端末で閲覧できるため、働く場所に縛られません。
より自由度の高い働き方を可能にしてくれるのです。
紙の文書を使用しているケースでは、働く場所がどうしてオフィスに限定されてしまいます。
特に機密性の高い文書なら、会社から持ち出せず、オフィスで処理しなければなりません。
上司からの承認を得るプロセスもあります。
電子化した文書を用いれば、自宅やカフェなどオフィス以外の場所で働けます。
むしろ、テレワークを導入ししっかりと機能させるには、ペーパーレス化は避けて通れない道なのです。
セキュリティレベルを上げられる
電子文書なら、アクセス権の設定によりセキュリティレベルを高められます。
管理者が認証した人物しか電子文書の閲覧ができないため、機密情報が外部に漏れるリスクを大幅に軽減できます。
紙の文書ではどうでしょうか。
ペーパーレス化が進んでいない企業がテレワークを導入した場合、社員は書類を自宅に持ち帰る可能性があります。
会社の許可を得て機密文書を持ち出したとしても、何らかのアクシデントにより情報が流出してしまうおそれは十分あります。
機密文書の入ったバッグをどこかに置き忘れてしまった、盗難に遭った、といった事態が発生すると、第三者から情報が漏れるおそれがあります。
その結果、顧客情報や機密情報が流出してしまい、企業としての信頼を著しく低下させてしまうおそれがあるのです。
こうしたリスクを回避するにも、テレワーク下ではペーパーレス化が必須なのです。
ペーパーレス化の進め方
行き当たりばったりでペーパーレス化を進めるのはおすすめしません。
効率が悪く、失敗してしまうおそれもあるからです。
まずはペーパーレス化に関するルールを定め、電子化する文書の仕分けをしたうえで電子化を進めましょう。
ペーパーレス化に関するルールを決める
まずはペーパーレス化に関するルール作りです。
今後は、このルールに則って書類の電子化を進めていくため、経営陣や担当者たちでじっくりと練りましょう。
電子化に伴うマニュアル作りも進めます。
データをどのような形式で保存するのか、解像度はいくらにするのかなど、細かい部分を定めるのです。
マニュアル化するときは、初めて目にする社員でもすぐ理解できるよう、わかりやすく記載することが大切です。
資料・文書を電子化するものと紙保存するものに分ける
企業によっては、紙文書のまま保存しなければならないものもあるはずです。
そのため、ペーパーレス化を進めるにあたり、すべての文書を電子化すればよいというわけではありません。
まずは、電子化すべきものと紙のまま保存する書類を選別することからスタートしましょう。
ここを疎かにしてしまうと、わざわざ電子化する必要のない文書を電子化してしまうおそれがあります。
いたずらに時間をかけてしまい、スピーディなペーパーレス化を阻害してしまうおそれがあるのです。
また、この作業では廃棄すべき文書がたくさん見つかる可能性があります。
このような文書は、この機会に廃棄してしまいましょう。
不要な書類をいつまでも保管していても、スペースのムダです。
管理スペースを有効化し、電子化をスピードアップさせるためにも、不要な書類はどんどん廃棄しましょう。
スキャンして電子化
ルール作りと選別が終われば、いよいよ本格的に書類の電子化を進めます。自社で書類の電子化を行うのなら、スキャナーを使用しましょう。
スキャナーで書類をスキャンし、フォルダやファイル分けして保存します。
ただ、この方法ではかなり時間がかかるため、スピーディなペーパーレス化を求める企業にはおすすめできません。
社員が本来の業務に集中できなくなり、業務効率を低下させてしまうおそれもあります。
おすすめなのは、専門業者への外注です。
これなら、スピーディな電子化が可能で、検索性を高めて保存してくれるため、必要なときすぐに情報を取り出せます。
外部のスキャンサービスを利用するときは、対応してくれる範囲や費用などを比較しながら選びましょう。
クラウドツールの導入
クラウドツールを利用すれば、クラウド上に電子化したデータを保存でき、必要に応じて取り出せます。
せっかく文書の電子化に成功しても、実務に活用できなくては意味がありません。
実務で活用するには、どこからでも文書の閲覧、プリントアウトが可能な状態にしておく必要があります。
クラウド型のストレージサービスを利用すれば、ファイルのアップロードや取り出しが簡単にできます。
プロジェクトチームでの情報共有も容易となるため、業務効率化も実現できるでしょう。
現在では、さまざまなクラウド型ストレージサービスがリリースされています。
どれがベストとは一概にいえないため、ネット上の口コミも参考にしつつ選びましょう。
すでに導入しているITツールと、連携できるサービスならさらに業務効率化が図れます。
ペーパーレス化を成功させるポイント
ペーパーレス化を成功させるにあたり、まずは社内でペーパーレスの必要性を共有しなければなりません。
経営陣や担当者だけでなく、全社一体となり進める必要があります。
まずはスモールスタートで試験的に進め、必要に応じて業務をペーパーレスに合わせていきましょう。
社内にペーパーレスの必要性を共有して全社的に取り組む
ペーパーレス化の必要性がわからなければ、社員のモチベーションは上がりません。
全社一体となって取り組むためにも、まずはペーパーレス化の必要性を解き、共有する必要があります。
なお、経営陣がペーパーレス化の必要性を理解できていないケースもありますが、この場合でも同様に根気よく説明し、理解を求めなければなりません。
経営陣が正しく理解し、主導しなければいつまで経ってもペーパーレス化は進まないでしょう。
ペーパーレス化を導入すれば、業務にどのような変化が起きるのか、どういったメリットを得られるのかを丁寧に説明する必要があります。
必要に応じて、社内でのセミナーや研修を行いつつ、周知させていきましょう。
まずは部分的にペーパーレス化を進める
いきなりすべての文書を電子化しようとするのはおすすめできません。
ほころびが生じるおそれがあり、なおかつ時間もかかりすぎるからです。
スタートダッシュで失敗してしまうと、その後のペーパーレス化がスピードダウンしてしまうおそれもあるため、まずは部分的に電子化を進めましょう。
たとえば、まずは一部署で電子化を進めてみてはいかがでしょうか。
ペーパーレス化による業務効率の変化などを測定し、結果により取り組む部署を拡大していくことがおすすめです。
これなら、万が一失敗しても最小限の被害に留められます。
結果の測定と分析を繰り返しつつ模索していけば、スムーズに会社全体でペーパーレスへ取り組めるようになるでしょう。
業務もペーパーレスに合わせて変化させる
ペーパーレス化を成功させるには、必要に応じて業務内容も変化させなければなりません。
せっかく電子化しても、従来と同じ業務内容では、ペーパーレス化のメリットを得られない可能性があるからです。
たとえば、電子化された書類をチャットツールで共有し、オンラインで上司の承認を得られるシステムに変更すれば、従来のような承認プロセスを短縮できます。
せっかく電子化しても、プリントアウトして出社し、上司に捺印してもらうようではテレワークのよさもペーパーレス化のよさも消してしまいます。
テレワーク成功のためにペーパーレス化を推進
テレワークを導入し成功させるには、ペーパーレス化も並行して進めなければなりません。
テレワークのメリットを最大限に得るためにも、まずはペーパーレス化を進めましょう。
まずは全社でペーパーレス化の必要性を共有し、スモールスタートで取り組んでみましょう。
実際に書類を電子化するときは、自社で行うよりも外部のスキャンサービスがおすすめです。
気になる業者をピックアップし、費用やサービス内容を比較しながら選んでみましょう。
