スキャンしてPDF化したデータに、あとから文字を書き込みたいシーンは少なくありません。
たとえば、紙の申請書や契約書などをスキャンし、パソコン上で文字を入力するようなシーンが挙げられます。
ここでは、スキャンした書類に文字を書き込む方法を3つピックアップして解説しましょう。
スキャンした書類のPDFファイルを編集する方法
スキャンしてPDF化したデータを、変換せずそのまま編集したいのなら、Acrobat Readerが適しています。
PDFを開発したAdobe Systemsがリリースしているしている無償ツールで、PDFの表示や印刷、署名などさまざまな機能が備わっています。
Acrobat Readerをインストール
Acrobat Readerは、オンラインで利用できるツールではないため、ダウンロードとインストールが必須です。
まず、Adobe Systemsの公式ホームページへアクセスし、Acrobat Readerのダウンロードページへ移動しましょう。
ダウンロードページへ移動したら、[Acrobat Readerをダウンロード]のバナーをクリックします。
バナーの下に注記されていますが、クリックするとすべての利用条件に同意したこととなります。
事前に、必ず利用条件を熟読しておきましょう。
ダウンロードが終われば、パソコンへインストールしてください。
「入力と署名」を選択
編集をしたいPDFファイルを、Acrobat Readerで開きましょう。
Windowsなら、エクスプローラーから対象のファイルを選び、右クリック→[プログラムから開く]でAcrobat Readerを選択します。
PDFファイルを開いたら、メニューバーの[表示]をクリックしましょう。
[ツール]→[入力と署名]→[開く]と進んでください。これで、入力と署名モードに移行できます。
モードが切り替わると、画面の上部に入力と署名専用のメニューバーが表示されます。
文字を入力
文字を入力するのなら、メニューから[テキストの追加]を選びましょう。
表示されているファイルの、文字を入力したいところへカーソルを移動させ、直接文字を入力してください。
入力する文字の大きさは、メニューの[A]をクリックすると変更できます。
入力した文字を消去したいときは、範囲をドラッグして選択し、ゴミ箱のアイコンをクリックすれば削除できます。
文字を一文字ずつ入力したいときは、ゴミ箱アイコンの横にあるハシゴのようなマークをクリックしましょう。
マスが表示され、その中にひとつずつ文字を入力できます。
保存
編集がすべて完了したら、メニューから[入力と署名]をクリックします。
[文書に戻る]を選び、もとの画面に戻しましょう。入力に漏れや誤字脱字などがないか確認し、問題がなければファイルを保存します。
メニューから[ファイル]を選び、[上書き保存]もしくは[名前を付けて保存]を実行しましょう。
同じ書式で何枚も書類を作成しなければならないときは、[名前を付けて保存]します。
上書き保存してしまうと、もとの書式が使えなくなり、わざわざ入力した文字を消去して再入力しなくてはならなくなります。
スキャンした書類（申請書等）にwordで書き込みする方法
本来手書きで記入する申請書類などに、Wordで書き込みしたいシーンは少なくありません。
このようなケースでは、書類をスキャンしてWordで書き込む方法がおすすめです。
以下、具体的な方法を解説します。
書類をスキャンする
対象となる書類をスキャンし、電子データとして取り込みます。
スキャンするときは、できるだけキレイな状態で取り込めるよう慎重に作業を行いましょう。
スキャナーや複合機のガラス部分をチェックし、微細なホコリやゴミが付着していないか確認してください。
また、スキャンした原稿が傾いている、曲がっているといった事態が起きないよう、原稿ガイドをきちんと調整しましょう。
原稿のサイズと原稿ガイドがマッチしていないと、取り込んだデータが傾くケースがあります。
原稿をセットするときも、乱暴に扱うと原稿がずれてしまうため、慎重に扱ってください。
スキャニング時の解像度は、300dpiもあれば十分です。
あまり解像度を上げすぎても意味がなく、いたずらにファイルサイズが大きくなってしまいます。
wordのヘッダーにスキャンした書類の画像を挿入
Wordを起動し、余白で右クリックします。
表示された[ヘッダーの編集]メニューをクリックし、ヘッダー編集モードへ移行しましょう。
メニューバーから[デザイン]→[挿入]→[画像]と進んでください。
先ほどスキャンした画像を選んで挿入します。
これで、ヘッダーに画像が挿入されました。
サイズや位置の調整
挿入した画像の上で右クリックし、メニューから[レイアウトの詳細設定]を選びます。
次に[サイズ]を選び、[縦横比を固定する]にチェックが入っているかを確認、その後[幅]を[固定]にして210mmに設定しましょう。
[文字の折り返し]→[背面]をクリックします。
[位置]を選び、[配置]にチェックしプルダウンから[左揃え]を選んでください。
垂直方向の[配置]は[上]を選びます。最後に[OK]をクリックしてください。
内容を入力
実際に内容を記入します。
この段階では、文字を記入する位置がずれていますが、あとから調整できるため気にせず入力しましょう。
必要なことをすべて記入したら、位置の微調整に移行します。
位置の微調整
垂直方向の位置を合わせるときは、適度に改行を入れます。
水平方向は、インデントマーカーをドラッグして調整してください。
フォントサイズも調整しながら行うことがポイントです。
垂直方向の位置をさらに微調整するため、データ上で右クリックして[段落]を選びます。
[インデントと行間隔]→[間隔]の[行間]を固定値とし、[間隔]を変更後[OK]をクリックしてください。
これを繰り返しながら微調整を行います。
印刷
入力した内容や書式などに誤りがないかを確認し、必要に応じて印刷しましょう。
Wordでいちから表を作ると、入力する文字の大きさや量などでレイアウトが崩れやすいのですが、この方法ならその心配がありません。
電子データの書類に手書きで書き込む方法
スキャナーやスマホで取り込んだ電子データに、手書きで注意書きなどを書き込みたいシーンも少なくありません。
ここでご紹介する方法は、iPhoneを使用するやり方です。
簡単に電子データへ手書きできるため、覚えておくときっと役立ちます。
iPhoneで書類をスキャン
iPhoneにはメモ機能が備わっています。
メモアプリを起動させ、新たなメモを作成します。
右下にある新規作成のアイコンをタップし、画面が変わったらカメラのアイコンを選びましょう。
[書類をスキャン]のメニューが現れるため、タップします。
スキャンしたい書類の位置をファインダーで合わせ、撮影します。
これで、書類を電子データとして取り込めました。
スキャンした書類に「マークアップ」で書き込み
スキャン後に[保存]をタップすると、編集画面に移動します。
取り込んだデータをタップし、右上にある共有アイコンを選びましょう。
メニューから[マークアップ]を選びます。
下部にペンや定規などのツールが表示されるため、好みのものを選んでください。
ペン先の太さや色なども変更可能です。
選んだら、取り込んだデータの上に直接書き込みましょう。入力が終われば完了をタップします。
保存
最後に完了をタップすれば、データが保存されます。
写真フォルダに保存されるため、確認しましょう。再び編集したいときは、メモアプリから再度可能です。
スキャンした書類に書き込む方法まとめ
スキャンした書類に文字を書き込む方法には、Acrobat ReaderやWord、iPhoneのメモアプリなどが使えます。
スキャンしたPDFを編集したいのならAcrobat Readerを、申請書などに書き込みたいのならWordを、手書きで注釈を加えたいときはiPhoneのメモアプリを活用しましょう。
