近年、オフィスの縮小化を進める企業が増えていることをご存じでしょうか。
国が進める働き方改革に伴い、多様な働き方ができる取り組みを進める企業が増加中です。
また、未だ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの猛威も、多くの企業がオフィス縮小や移転を検討するきっかけとなっています。
本記事では、オフィスの移転を考えている企業へ向けて、メリットやデメリット、成功させるポイントを解説します。
コロナ禍で進むオフィスの縮小・移転問題
世界中で猛威を奮う新型コロナウイルスは、日本の経済にも大きな影響を与えました。
まだまだ先の見えない状況である中、コロナ禍をきっかけにオフィスの縮小、移転を検討する企業が増えています。
まずは、オフィス縮小の概要や増えてきた背景を解説しましょう。
オフィス縮小・移転とは？
企業が事業の拠点とするオフィス規模を縮小、もしくは移転することを指します。
縮小や移転をする理由は企業により異なりますが、大きな理由としては働き方が多様化してきたことや、コスト削減が挙げられます。
オフィスの規模を縮小すれば、賃料をはじめ水道光熱費や通信費などの大幅な削減が可能です。
ほかにも、さまざまなメリットが得られるため、多くの企業がオフィスの縮小化、移転を推し進めています。
オフィス縮小の背景
多様な働き方を求める人々が増えたことも理由のひとつですが、コロナ禍におけるテレワークの定着もひとつの要因と考えられます。
また、ITツールの進化によりオフィスでなくとも業務を遂行しやすい環境を整えられること、シェアオフィスやコワーキングスペースの増加もオフィスの縮小化が進んでいる背景といえるでしょう。
オフィスの縮小化・移転を検討する企業が増えている背景を、個別に解説します。
コロナ禍におけるテレワークの定着
またたく間に世界中へ感染が広がった新型コロナウイルスの影響により、大規模なイベントの中止や飲食店の時短営業など、経済にも大きな影を落としました。
政府は感染拡大を食い止めるため、企業にリモートワークへの移行を求め、対応できる企業はそれに従いました。
当初、新型コロナウイルスの脅威はすぐに収まると見られていたものの、未だに収束の兆しは見えません。
このような理由から、社員のテレワークが定着してしまい、オフィスを維持する必要がなくなったのです。
ITツールの進化
インターネットの発達とモバイル端末の普及により、ITツールもどんどん進化を遂げました。
総合的なワークマネジメントツールやコミュニケーションツール、タスク管理ツール、勤怠管理ツールも数多くリリースされ、オフィスでなくても業務をこなせる時代になったのです。
タスク管理やプロジェクト管理ができるツールを活用すれば、離れた場所で業務に携わる社員の進捗状況もたやすく確認できます。
ビデオ会議やチャットでやり取りもできるため、オフィスの必要性が薄れてきています。
シェアオフィスやコワーキングスペースの増加
シェアの概念が浸透し、リモートワークへの移行を検討する企業が増えたことから、シェアオフィスやコワーキングスペースも増加しました。
また、近年ではパソコンやモバイル端末などのデバイスさえあれば仕事ができる、ノマドワーカーが増えたこともシェアオフィスやコワーキングスペースが増加した理由と考えられます。
シェアオフィスやコワーキングスペースには、デスクやチェアのほか、OA機器が設置されているケースもあります。
業務に必要な最低限の設備が整っており、低コストで利用できることもメリットです。
コロナ禍における業績悪化への対策
新型コロナウイルスの影響により、さまざまな業界が打撃を受けました。
時短営業を余儀なくされている業界があるほか、これまでのように集客できなくなった業種、企業もたくさんあります。
業績は著しく悪化しているのに、高額なオフィスの賃料や水道光熱費を払い続けるのは企業として大打撃です。
こうした状況に対処するため、多くの企業がオフィスの縮小や移転を検討し始めています。
オフィス縮小のメリット・デメリット
企業がオフィスの縮小や移転をするメリットはいくつも挙げられます。
たしかなメリットがあるからこそ、多くの企業がオフィスの縮小や移転を前向きに進めています。
ただ、オフィスの縮小や移転にはメリットだけでなくデメリットもあるため、どちらも正しく理解しておかねばなりません。
メリット
オフィスの縮小や移転により企業が得られるメリットとしては、感染症の予防対策になる、コストの削減ができるなどが挙げられます。
また、業務効率化や社員の満足度、生産性向上の効果が期待できるのも、大きなメリットといえるでしょう。
感染症予防対策になる
オフィスが密になるのを防げれば、感染症の予防が可能です。
オフィスを縮小して最小限の社員のみ出勤させ、リモートワークが可能な社員には自宅で業務に当たってもらえば、社内の混雑を防げます。
また、通勤に電車やバスなどの公共交通機関を利用している社員なら、いつどこで感染してしまうかわかりません。
オフィスの縮小や移転に伴いリモートワークを推進すれば、社員を感染のリスクから守れます。
コストの削減ができる
規模の大きなオフィスを維持し続けるのには莫大なコストがかかります。
特に、都心の一等地にオフィスを構えているようなケースでは、毎月高額な賃料を支払わなければなりません。
縮小や移転が実現すれば、大幅なコスト削減が実現します。
ほとんどの社員がリモートワークに移行できれば、従来よりはるかに小さなオフィスでも事業を継続できます。
最小限の人数でオフィスを利用するため、水道光熱費や通信費、OA機器のリース費なども削減できるのです。
業務の効率化が進む
オフィスの縮小と移転に伴いリモートワークへ移行し、ITツールも活用すれば業務の効率化を図れます。
申請の承認フローもシステム化し、書類の電子化も推進すればさらなる業務効率化を実現できるでしょう。
社員は多様な働き方が選べるため、満足度向上にもつながります。
モチベーションを高く保てるため、生産性の向上効果も期待できるでしょう。
デメリット
いくつものメリットがある反面、デメリットがあるのも事実です。
新たな環境の整備や社内制度の見直しが必要、コミュニケーションの減少、縮小、移転に伴うコストがかかる、などが挙げられます。
詳しく見ていきましょう。
新たな環境の整備や、社内制度の見直しが必要
オフィスの縮小や移転を行った場合、これまでの職場環境と変わってしまうため、環境の整備が必要です。
特に、テレワークへ移行する社員がいるのなら、社内環境だけでなく制度の見直しも図らなければなりません。
承認のフローにしても、これまではオフィス内で上司に直接依頼できましたが、リモートワーク環境下ではそれができません。
重要書類のやり取りをどうするのか、セキュリティ対策はどうするのか、といったことも考える必要があります。
縮小・移転にコストがかかる
たとえば、これまでよりも規模の小さなオフィスへ移転する場合、新たなオフィスの敷金や礼金などの初期費用が発生します。
書類やOA機器、デスクなどの備品を運搬するには専門業者へ依頼する必要があるため、ここでもコストが発生するのです。
新たなオフィスへ持ち込まない不要な書類、機器は処分する必要があり、その場合には別途処分費もかかります。
社員同士が顔を合わせる機会が減る
リモートワークへ移行したケースでは、必然的に社員同士が顔を合わせる機会が減少します。
コミュニケーションが不足してしまい、社員のモチベーション低下を招き、生産性の低下につながるおそれもあります。
また、コミュニケーションが取りにくい状況であるため部下の業務進捗を管理できない、伝達ミスが発生する、といったリスクもあるのです。
オフィスの縮小を成功させるポイント
オフィスの縮小や移転により、社員のモチベーションや生産性、業務効率が低下しては本末転倒です。
そのようなことが起きないよう、オフィスの縮小を成功させるポイントを押さえておきましょう。
以下、大切なポイントをまとめました。
縮小・移転の目標や目的を明確にする
オフィスの縮小や移転により、どのようなメリットや効果を得たいのかを明確にしましょう。
「コストの削減をしたい」「順次リモートワークへ移行したい」など。
縮小や移転により何を実現したいのかを明確にしないと、オフィスの縮小や移転が目的になってしまうおそれがあります。
目標や目的を明確にすれば、どのようなオフィスを選べばよいのかも見えてくるのです。
たとえば、コストの削減が大きな目的なら、「都心ではなく郊外で小さな物件を借りよう」と決断できます。
業務効率・生産性の評価を行う
オフィスの縮小や移転により、業務効率や生産性が低下しては意味がありません。
縮小や移転を実行したことで、業務効率や生産性がどうなったのかを分析、評価することが大切です。
仮に、業務効率や生産性が低下しているのなら、より詳しい原因を分析します。
分析と改善、トライ＆エラーを繰り返しながら、業務効率や生産性の向上に努めましょう。
縮小・移転のスケジュールを立てる
やるべきことをすべてリストアップし、綿密に計画を立てましょう。
必要に応じて、縮小や移転の専門プロジェクトチームを立ち上げるのもよいでしょう。
オフィスの移転においてやるべきことを詳しく知りたい方は、下記リンク先もご覧ください。
＞オフィスの移転準備＆スケジュール！やるべきことを徹底解説！
ペーパーレス化を進める
近年では、多くの企業がペーパーレス化に取り組んでいます。
感染症対策の一環としてテレワークを導入する企業や、オフィス規模の縮小に取り組む企業が増えたこともペーパーレス化が進んでいる理由だと考えられます。
書類を電子化すれば、重要な文書もオンラインでやり取りが可能です。
承認や申請のフローも最適化でき、業務効率や生産性の向上効果も期待できるでしょう。
書類を保管する必要性がなくなるため、オフィスの規模縮小につながり、テレワーク環境も整備できます。
>社内の書類ペーパーレス化で何が変わる？メリット・デメリットや進め方を解説！
まとめ
長い目で見ても、オフィスの縮小や移転にはさまざまなメリットが考えられます。
ここでお伝えしたように、デメリットがあるのも事実ですが、それを補って余りあるメリットがあるのです。
メリットとデメリット、成功させるポイントをきちんと踏まえつつ、オフィスの縮小・移転を実現しましょう。
