文書管理規程の基礎知識と作成方法

事業を展開する法人や個人事業主は、日々さまざまな文書を扱います。
中には長期の保存が法令で義務付けられたものもあるため、統一されたルールのもと適切に管理しなくてはなりません。
そのルールこそが文書管理規定です。
ここでは、文書管理規定の基礎知識や作成のポイントなどを解説します。

文書管理規程とは

企業や法人が、適切に文書を管理するためのルールです。
文書の取り扱いを統一し、必要に応じてすぐアクセスできるよう文書管理規定が必要なのです。
まずは、文書管理規定の役割や位置付け、文書管理マニュアルとの違いについて見ていきましょう。

文書管理規程の役割と位置づけ

文書の取り扱いルールは企業によって異なります。
多くの企業は、文書管理マニュアルを整備し適切な管理を行っていますが、文書管理規定は管理マニュアルよりも上に位置する存在です。

社内における文書管理の規定を定めたもので、大まかな指針や大義を定めています。
文書管理規定には、文書管理に関する細かなルールは記載されていません。
それはあくまで文書管理マニュアルの役割です。

文書管理マニュアルとの違い

文書管理規定と文書管理マニュアルを、混同している方は少なくありません。
ただ、先ほどもお伝えしたように、文書管理規定はマニュアルより上位に位置する存在です。
文書管理マニュアルが民法や刑法だとすれば、文書管理規定は憲法といったところでしょうか。

文書管理マニュアルには、社内における文書管理のルールや方法を、具体的に定めています。
そのため、社内における文書の取り扱いについては、基本的に文書管理マニュアルをベースにします。

文書管理規定とマニュアルを別々に用意しているケースもあれば、ひとつにまとめている企業も少なくありません。
文書の扱いに関するルールブックが2つもあると混乱を招くとの理由から、1冊にまとめる企業も多いようです。

＞文書管理マニュアルの作り方・作成のポイントを解説

文書管理規程の作成方法

これから文書管理規定を作成しようとしている企業は、まず何から始めればよいのでしょうか。
ここでは、文書管理規定の作成における具体的な方法を解説します。
インターネット上の見本やサンプルも参考に、作成を進めましょう。

文書管理規定のサンプル・見本

企業が文書管理規定を作成するにあたり、もっともおすすめなのはすでに存在する規定を参考にすることです。
インターネットでリサーチすると、文書管理規定の見本やサンプルはたくさん見つかります。
企業や団体によって内容は異なりますが、大まかな構成としては見本やサンプルを参考にして問題ありません。

たとえば、NHKやGRIP(年金積立金管理運用独立行政法人)の文書管理規定が、インターネット上に公開されています。
また、ひな形を公開しているサイトもあるため、活用すれば一から規定を作成する労力を軽減できます。

項目の策定

まずは、項目の策定から始めましょう。
文書管理規定は作成するにあたり、項目の策定はもっとも重要かつ中心的な作業です。
文書管理規定に盛り込む代表的な項目を、以下にまとめました。

適用範囲に関する項目
保管や参照、編集に関する項目
罰則や改廃に関する項目
廃棄に関する項目

適用範囲には、どのような文書に規定を適用するのかを定めます。
書類だけなのか、それとも電子データを含むのかなどを決めるのです。
保管や参照、編集の項目では、保管の期限や場所、ファイルの名付けルールなどを定めます。
罰則や改廃には、規定に背いた場合のペナルティ、改廃のルールを盛り込み、廃棄項目には廃棄する際の流れや具体的な方法を盛り込みましょう。

社内への通知

企業の上層部だけが文書管理規定を理解していても、意味がありません。
文書管理に関する規定を定めても、実際に業務へ従事する現場の社員に周知できていなければ、規定が機能しないのです。
そのため、文書管理規定の作成にあたっては、社員へ周知させるところまでをひとつの流れとして考える必要があります。

文書管理規程作成のポイント

文書管理規定を作成するうえで、大切なポイントはいくつかあります。
ひとつには、文書の流れに応じてルールを策定すること、もうひとつは紙と電子文書、両方のルールを決めることです。
詳しく解説しましょう。

文書の流れに応じてルールを策定する

文書の流れ応じてルールを策定する

文書のサイクルを考えたうえで、ルールを作らなくてはなりません。
文書の流れは、大まかに[発生]→[活用・処理・伝達]→[保管]→[保存]→[廃棄]のサイクルとなります。
それぞれのプロセスにおいて文書の適切な扱いができるよう、プロセスごとのルールを定めなくてはなりません。

紙文書用・電子文書用の両方を用意する

企業における文書の電子化は進んでいます。
今はまだ紙の書類しか扱っていなくても、今後電子文書を扱う可能性があるため、双方のルールを定めておきましょう。
そもそも、紙媒体と電子データは性質が大きく異なるため、ひとつのルールでは対応できません。
それぞれに応じたルールを策定する必要があります。