かさばる書類に困っていませんか？スペースをすっきりさせたい、たくさんの書類のなかから必要なものをパッと見つけられるようにしたい……。
そんな希望がある人には書類のスキャン、データ化をおすすめします。
今回は、個人・企業向けの方法をそれぞれご紹介します。
【個人向け】書類を手軽にスキャンする方法
iphone（アイフォン）やandroid（アンドロイド）の端末を使ってスキャンするやり方をご紹介します。
家にスキャナーや複合機がなくても良く、これらを置くための場所の確保も必要ない方法です。
では、詳しく見ていきましょう。
iPhoneのスキャン機能で書類をスキャン
はじめにメモAppを起動し、メモを選択または新規のメモを作成します。
次にカメラのマーク、「書類をスキャン」の順にタップしましょう。
そして、カメラのファインダーに文書や書類を収めます。
このとき、カメラのモードが自動の場合には、カメラのファインダーに文書や書類を収めると、自動的にスキャンが行われます。
一方、手動の場合にはシャッターボタンのタップまたは、どちらかの音量調節ボタンを押せばOKです。
いずれの場合にしても、スキャンすると調整画面が表示されます。
四方の端に丸印が出てくるので、それぞれドラッグしてスキャンの範囲を変更することが可能です。
調整が済んだら、「スキャンを保持」→「保存」をタップすれば完了です。
スキャンをして保存した書類は、PDF形式のファイルとしてメールに添付して送信したり、MacやPCに送ったりすることが可能です。
なお、iPhoneだけでなくiPadなどでもメモAppで文書や書類のスキャンができます。
「フォトスキャンby Google フォト」で書類をスキャン
「フォトスキャンby Google フォト」というアプリを使って書類をデータ化する方法です。
アプリを使用して1枚撮影すると、画面の中心に「○」、その周りに4つの「●」が表示されます。
「●」と「○」が重なるようにして、4回撮影すれば完了です。この操作が終われば、自動的にGoogle フォトに保存されます。
5枚の写真を自動的に合成し、写真の歪みや光の反射を取り除いてくれる優秀なアプリです。
写真や雑誌の表紙などを美しくスキャンしたい場合に重宝するでしょう。
ただし、このアプリはテキストのデータ化ができないため、書類を取り込むというよりは写真の取り込みに適しています。
スマホでスキャンしてGoogleドライブに保存(Android限定)
はじめにGoogleドライブを立ち上げて、画面右下に表示されている＋のマークをタップします。
次にメニューのスキャンのアイコンを選択しましょう。そして、カメラで書類を撮影します。
撮った画像の仕上がりに問題がなければ、画面下部の真ん中に表示されているチェックボタンをタップします。
なお、やり直ししたい場合には、画面下部左下にある戻るマークをタップしましょう。
最後に画面右下に表示されている保存をタップすれば、GoogleドライブにPDFファイルが保存されます。
なお、Android限定と述べたように、iPhoneやiPadは文字認識非対応です。
コンビニのコピー機を使ってスキャン
事前準備として、専用のアプリをAndroid端末やiOS端末に入れておく必要があります。
たとえば、セブンイレブンであれば「マルチコピー」、ローソンであれば「PrintSmash」です。
コンビニのコピー機でのスキャンでは、コピー機側の操作とスマホ側の操作があります。
表示される案内に従い操作を進めていけば、スキャンを行いコピー機側で読み取った原稿データをスマホに転送、PDF形式などで保存することが可能です。
ここまで紹介してきた書類スキャン方法と違い、コンビニでのスキャンは有料です。
スキャンして保存するまでの工程が多く、煩雑に感じる人もいるかもしれません。
そのほか、コピー機にセットした書類の取り忘れにも要注意です。
【企業向け】大量の書類をスキャンしてデータ化する方法
個人と異なり、企業が扱う書類の量は非常に多いです。
社内に保管されている、さらには日々増えていく大量の書類をスキャンし、データ化する場合の選択肢について、ご紹介します。
オフィスにあるプリンター・スキャナー（複合機）を使う
自社にあるスキャナー（複合機）を使って自分たちで書類をスキャン、データ化できます。
どのようなやり方があるのか、メリット・デメリットとしては何があるのかをチェックしていきましょう。
スキャナーを使ったスキャンとデータ化の方法
オフィスでスキャンを行う場合には、データ化したい書類をセットする向きに注意が必要です。
原稿送り装置に書類をセットする場合には、データ化したい側を上向きに、原稿ガラスに書類をセットする場合には、データ化したい側を下向きにします。
書類をセットしたら、多くの機種ではホーム画面でスキャンの選択が可能なので実行し、保存先を決めたうえでスタートボタンを押します。
あとは正常にスキャンができているか確認し、ファイルに名前を付けて保存すればデータ化完了です。
複合機を使ったスキャンとPDF化の方法は、以下の記事で詳しく紹介しています。
＞複合機・コピー機のスキャンデータをPDFに変換して保存する方法
スキャナーを使うメリット・デメリット
保有しているスキャナーを使い、社内の人員でスキャン・データ化をする最大のメリットは、外注費用が発生しない点です。
しかし、多くの場合、従業員はほかの業務と並行して文書や書類のスキャン、データ化の作業をする形になるので、データ化に時間と手間がかかり、非効率化してしまうデメリットがあります。
また、社内にスキャンできる設備がなく、自社で確保しようと思えば購入費用やレンタル・リース費用が発生することになります。
スキャンサービス(スキャン代行会社)に依頼する
外部（スキャン代行会社）に依頼して書類をデータ化する方法もあります。
スキャン代行会社が提供するサービスの内容やメリット・デメリットについてまとめました。
スキャンサービスとは？
書類や写真をスキャン・データ化をする作業を代行してくれるサービスです。
多くの場合、大量の書類のデータ化に対応してくれます。
「スキャニングサービス」といった名称でサービスを提供している業者もあります。
オンラインで問い合わせや見積もりなどに対応している事業者が多く、気軽に相談できるのが魅力です。
データ化に対応している書類の種類は業者によって異なりますが、契約書や帳票、図面、名刺、カタログなど幅広いところが多いです。
文書や書類などをスキャンサービスの業者に郵送・配送するパターンのほか、出張で文書や書類を引き取りに来てくれる業者もあります。
スキャンサービスを利用するメリット・デメリット
まず、メリットとしては、書類をスキャンしデータ化する作業はすべてスキャンサービスを提供している業者が代行してくれるので、面倒な手間がかからない点があります。
従業員は通常の業務に集中できるため、生産性の低下が防げます。
そのほか、検索しやすいようにデータ化した書類の編集もやってもらえるのもメリットです。
検索性を高めるためのファイルのタイトル付けのほか、画像にテキストデータを含めることにより、画像検索を可能にすることもできます。
デメリットがあるとすれば、依頼に費用がかかる点でしょう。
ただし、外注費用はかかるものの、自社で行うより経済的な場合があります。
格安サービスを選べば、社員がスキャンデータ化に充てる時間分の給料より安く済む可能性が高いためです。
依頼する業者を十分に検討すれば、費用負担のデメリットに頭を悩まされることにはなりにくいでしょう。
